آموزش اکسس Access حرفه ای

نرم‌افزار حروف‌چینی مانند نرم‌افزار ورد (Word)، یک پایگاه داده نیست، زیرا اطلاعات ثبت شده در آن ساختاری متفاوت با بانک‌های اطلاعاتی دارند. در آنجا ساختار به صورت کلمه، خط، پاراگراف و صفحه است. در حالیکه برای جستجو و بازیابی یک خط خاص، یک کلمه یا یک پاراگراف باید از ابزارهای کمکی دیگر که البته سرعت مناسبی نیز ندارند، استفاده کرد. حتی به بیانی، اکسل که ساختار جدولی نیز دارد، قیدها، محدودیت و قوانین مربوط به بانک‌های اطلاعاتی و پایگاه داده را به صورت پیش‌فرض ندارد، در نتیجه نمی‌توان آن را یک برنامه مدیریت پایگاه داده در نظر گرفت.

استفاده از بانک اطلاعاتی برای نگهداری اطلاعات نسبت به سایر روش‌های ذخیره و بازیابی اطلاعات (ذخیره سازی متنی، تصویری یا جدول) مزایای بسیاری دارد. در ادامه فهرستی از این مزایا را مشاهده می‌کنید.

• سازماندهی ساختار مشخص برای مدیریت بهتر در ثبت اطلاعات
• سرعت و سادگی در پردازش اطلاعات
• امکان تعریف سطوح دسترسی به منابع بانک اطلاعاتی و امنیت زیاد در نگهداری اطلاعات
• صرفه جویی در فضای نگهداری اطلاعات در مقایسه با فضای فیزیکی (نگهداری اسناد کاغذی)
• قابلیت نگهداری حجم وسیعی از اطلاعات در مقایسه با فضای فیزیکی و همچنین بازیابی اطلاعات ثبتی

بانک‌های اطلاعاتی لزوما یک سیستم بسیار پیچیده نیستند. به طور مثال یک دفترچه تلفن می‌تواند یک بانک اطلاعاتی در نظر گرفته شود. در چنین دفترچه‌ای، داده‌های مانند نام، نام خانوادگی، تلفن و تلفن همراه و … را برای افراد مختلف نگهداری می‌کنیم. البته توجه داشته باشید که یک دفترچه تلفن شخصی با دفترچه تلفن اداری از نظر ساختار و اطلاعاتی که باید در آن نگهداری شود، متفاوت است.

چگونه اکسس را اجرا کنیم؟

محیط کاری اکسس

بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده اکسس دارای چند شئی (Object) مهم و اصلی است که در ادامه به آن‌ها خواهیم پرداخت:

• جدول (Table): ساختاری برای نگهداری اطلاعات به صورت سطری و ستونی با مشخص کردن فیلدها و رکوردها.
• فرم (Form): ساختاری منظم برای نمایش، ویرایش و حذف رکوردهای جدول‌های اطلاعاتی.
• پرس و جو (Query): روشی برای جستجو در جدول یا جدول‌های اطلاعاتی مرتبط با یکدیگر.
• گزارش (Report): بهره‌گیری از صفحه بندی برای نمایش یا چاپ گزارشات تهیه شده از طریق جدول، فرم یا پرس و جوها.

در ادامه هر یک از این اجزا را معرفی و به صورت مقدماتی آن‌ها را ایجاد و به کار می‌گیریم.

ایجاد جدول در اکسس

نکته: قبل از آموزش اکسس باید نحوه شناخت ویژگی‌هایی یک بانک اطلاعاتی را بدانید، سپس به طراحی جدول‌ها بپردازید.

اجزای جدول در اکسس

از آنجایی که باید ابتدا ستون‌ها (فیلدهای) جدول را مشخص کنیم، با فشردن دکمه طراحی جدول (Design View) وارد بخش طراحی جدول در پایگاه داده اکسس خواهیم شد.

باید توجه داشته باشیم که طراحی جدول بسیار مهم است و باید با دقت انجام شود. در پنجره طراحی جدول 3 ستون وجود دارد.

• FieldName: نام فیلد را مشخص می‌کند.
• Data type: نوع داده‌ فیلد را مشخص می‌کند.
• Description: شرح یا توصیف فیلد است و در صورت نیاز توضیحی برای هر فیلد در آن درج می‌شود.

نام‌گذاری فیلد در جدول اکسس

برای نام گذاری فیلدها به نکات زیر توجه داشته باشید.

1. نام فیلد حداکثر می‌تواند 64 کاراکتر باشد.
2. از علامت‌های (!)،(])،([)، (.) و (`) برای نام‌گذاری استفاده نکنید.
3. تا جای ممکن از فاصله (Space) در نام‌گذاری خودداری کنید.
4. نام فیلد نمی‌تواند تکراری باشد.
5. بهتر است نام فیلدها را فارسی انتخاب نکنید.

• Short Text: اگر نوع داده‌ یک فیلد Short Text انتخاب شود می‌توانیم کاراکتر شامل اعداد، حروف و نشانه‌ها را ذخیره کنیم. برای فیلدهای نام و نام خانوادگی و آدرس این نوع داده مناسب است. اگر این نوع داده انتخاب شود حداکثر می‌تواند 255 کاراکتر در این فیلد ذخیره کرد. یعنی برای ذخیره اطلاعات بیشتر از 255 کاراکتر این نوع داده‌ نباید به کار رود.
• Long Text: برای ذخیره سازی اطلاعات متنی بیش از 255 کاراکتر می‌توانیم از این نوع داده‌ استفاده کنیم. اگر نوع داده‌ای Long Text برای یک فیلد از نوع متنی انتخاب شود می‌توانیم تا به طور نامحدود کاراکتر در آن فیلد ذخیره کنیم. مثلا اگر بخواهیم سوابق کاری یک شخص را ذخیره کنیم این نوع  داده‌ مناسب است.
• Currency: از این نوع داده‌ برای ذخیره سازی مقادیر ارزی استفاده می‌شود برای مثال قیمت یک کالا یا حقوق و یا دریافتی یک کارمند را می‌توانیم در فیلدی از این نوع داده قرار دهیم.
• Date/time: از این نوع داده‌ای برای ذخیره سازی اطلاعاتی از نوع تاریخ و زمان استفاده می‌کنیم. به عنوان مثال برای ذخیره کردن تاریخ تولد یا تاریخ استخدام می‌توانیم از این نوع داده استفاده کنیم.
• Yes/No: برای فیلدهایی که دو وضعیتی هستند برای ذخیره کردن مقادیر یک فیلد که به صورت بله و خیر است، می‌توان از این نوع داده استفاده کرد. اگر بخواهیم اطلاعات به صورت Yes یا No نمایش داده شود از این نوع داده‌ استفاده می‌کنیم.
• Number: اگر بخواهیم اطلاعاتی ذخیره کنیم که محاسبات ریاضی روی آن فیلد انجام شود باید نوع داده‌ای را Number ذخیره کنیم. مثلا سن افراد یا نمرات دانشجویان باید Number انتخاب شود.
• Large Number: اعدادی که به صورت Number انتخاب می‌شوند، دقتی زیادی ندارند. برای نمایش اعداد بزرگ و با دقت مضاعف (Double Precision) از این نوه داده استفاده کنید.
• AutoNumber: اگر نوع داده‌ فیلدی Auto number انتخاب شود این فیلد به صورت خودکار مقدار دهی می‌شود مثلا مقادیر این فیلد از عدد 1 شروع شده و افزایش می‌یابد یعنی کاربر در تعیین مقادیر این فیلد نقشی ندارد. مقدار این نوع داده به دو صورت تعیین می‌شود. یکی افزایشی (Increment) یعنی مقادیر از یک شروع شده و یک واحد یک واحد افزایش پیدا می‌کند و دیگری مقادیر تصادفی (Random) که خود Access یک عدد تصادفی برای این فیلد در نظر می‌گیرد.
• OLE Object: اگر بخواهیم اطلاعاتی از نوع تصویر، صدا فیلم و یا هر شئی دیگر مانند فایل‌های Excel یا Word را ذخیره کنیم از این نوع داده باید استفاده کرد. به عنوان مثال برای ذخیره کردن نمونه امضاء افراد یا اثر انگشت این نوع داده مناسب است.
• Hyper Link: اگر بخواهیم اطلاعاتی از نوع آدرس ذخیره کنیم باید از این نوع داده استفاده کنیم. برای مثال آدرس یک سایت اینترنتی یا آدرس یک فایل در شبکه محلی یا حتی آدرس یک فایل در سیستم خودمان از نوع Hyper link تعریف می‌شود و اگر بر روی آدرس کلیک کنیم به محل مورد نظر پرش خواهیم کرد.
• Attachment: اگر لازم باشد یک فایل یا چندین فایل به صورت درج شده در بانک اطلاعاتی ثبت شوند، از این نوع داده استفاده می‌شود. البته به یاد داشته باشید که این کار باعث افزایش حجم بانک اطلاعاتی خواهد شد.
• Calculated: این نوع داده، در حقیقت یک فرمول یا محاسبه است که درون جدول صورت می‌گیرد. با محض تغییر مقادیر پیش‌نیاز در این فرمول، مقدار فیلد از نوع Calculated نیز تغییر خواهد یافت.
• Lookup wizard: اگر بخواهیم مقادیر فیلد را از یک لیست یا جدول دیگری انتخاب کنیم، برای فیلد مورد نظر این نوع داده را استفاده می‌کنیم. یعنی به جای این که مقادیر را وارد کنیم فقط آن‌ها را از لیستی انتخاب خواهیم کرد.

خصوصیات فیلدها (Field Properties)

برای هر یک از فیلدها با توجه به نوع داده، خصوصیات مختلفی ظاهر می‌شود. در ادامه برای فیلد از نوع short text، بعضی از خصوصیات را بازگو می‌کنیم. در تصویر زیر ویژگی‌های فیلد متنی را مشاهده می‌کنید.

• Field size: اندازه فیلد را مشخص می‌کند. برای مثال اگر شما نوع داده Text را برای یک فیلد انتخاب کنید می‌توانید در این قسمت حداکثر کاراکترهای این فیلد را مشخص کنید. همانطور که قبلا گفته شد در مورد نوع داده‌ای Text اندازه فیلد (Field size) می‌تواند حداکثر 255 باشد. برای داده‌های عددی با نوع داده Number، اندازه فیلد طبق جدول زیر تعیین می‌شود.

• Format: نحوه نمایش اطلاعات را مشخص می‌کند. یعنی اطلاعات پس از ورود به آن شکل نمایش داده می‌شود. برای مثال اگر نوع داده‌ی تاریخ/ زمان (Date/Time) یا عدد (Number) را برای یک فیلد انتخاب کنیم می‌توانیم یکی از حالات ظاهر شده در لیست را انتخاب کنیم.
• Input Mask: شکل و قالب ورود اطلاعات را تعیین می‌کند. یعنی کاربر هنگام ورود اطلاعات باید چه الگو و قالبی را رعایت کند. برای مثال اگر نوع داده‌ی تاریخ یا زمان (Date/Time) را برای یک فیلد انتخاب کنیم می‌توانیم با استفاده از […] یکی از حالات ممکن را برای ورود اطلاعات استفاده کنیم.
• Caption: عنوان ظاهری فیلد است. یعنی هنگام نمایش اطلاعات این خاصیت به عنوان سر ستون فیلدها نشان داده می‌شود. به عبارت دیگر از Caption به عنوان برچسب فیلدها استفاده می‌شود. قبلا عنوان شد سعی کنید نام فیلد را فارسی انتخاب نکنید، به این ترتیب برچسب‌ها یا Caption را فارسی می‌توانند فارسی وارد شوند.
• Default Value: مقدار پیش فرض یک فیلد است. یعنی کاربر هنگام ورود اطلاعات مقداری را به صورت پیش فرض برای یک فیلد مشاهده کند که می‌تواند آن مقدار را بپذیرد و یا مقدار جدیدی را وارد کند.

• Validation Rule: برای مشخص کردن داده‌های معتبر از این گزینه استفاده می‌شود. یعنی در این قسمت قانونی برای مقادیر این فیلد در نظر گرفته می‌شود. برای مثال نمره دانشجو باید بین صفر تا 20 باشد. بنابراین باید شرطی برای این فیلد در نظر گرفت که کاربر مقادیر قابل قبول را وارد کند. می‌توانید از عملگرها و توابع ریاضی برای این قانون استفاده کرد. برای نمره می‌توانیم از شرط $ >= 0 \text{ and } <=>

همینطور برای فیلدهای از نوع تاریخ/ زمان اگر بخواهیم تاریخ ورود بزرگتر از سال 1990 باشد شرط را به صورت >1990 وارد می‌کنیم.

• Validation Text: پیغامی است که در صورتی که شرط و قانون Validation Rule نقض شود این پیغام نمایش داده می شود. توجه داشته باشید که Validation Text یک پیغام است.
• Required: این گزینه مشخص می‌کند، فیلد باید حتما مقدار دهی شود. این گزینه دو وضعیت دارد. اگر yes انتخاب شود یعنی مقدار این فیلد نمی‌تواند خالی باشد و باید حتما مقدار دهی شود. ولی اگر No انتخاب شود نیازی به مقدار دهی این فیلد نیست یعنی ورود اطلاعات برای این فیلد اجباری نخواهد بود.
• Index: به طور معمول مقدار پیش فرض این گزینه No است. به این معنی که فیلد به عنوان شاخص در نظر گرفته نشود. با انتخاب گزینه (yes -Duplicates Ok)، فیلد مورد نظر به عنوان شاخص (Index) انتخاب می‌شود. فیلد شاخص برای سرعت بخشیدن به جستجو و مرتب سازی بسیار مفید است.

انتخاب اندیس‌های مناسب در سرعت جستجو و اجرای پرس و جوها بسیار مهم است و معمولا زمانی از آموزش اکسس به بررسی این بخش اختصاص می‌یابد.

مرتب سازی اطلاعات جدول در اکسس

دسته‌بندی رکوردها به کمک فیلتر (Filter)

گاهی لازم است بعضی از رکوردها براساس شرطی  که کاربر تعیین می‌کند از رکوردهای دیگر جدا و نمایش داده داد. برای مثال در جدول دفترچه تلفن کسانی که فیلد کد شهر (code-number) مقدار مشخصی دارد، نمایش داده شوند. یعنی می‌خواهیم رکوردهایی نمایش داده شوند که در فیلد مورد نظر مقدار کد شهر مقدار خاصی داشته باشد.

حذف فیلتر روی جدول در اکسس

طراحی جدول‌ها و تشخیص موجودیت‌ها یکی از بخش‌های مهم در آموزش اکسس محسوب می‌شود.

با سپری کردن دوره کامل آموزش ICDL ، می‌توانید به صورت حرفه‌ای‌ کار با کامپیوتر را بیاموزید و ضمن بهبود رزومه خود، برای ورود به بازار کار نیز آماده شوید. شرکت در دوره‌های آموزش این مهارت‌ها به هیچ‌گونه پیش‌نیازی احتیاج ندارد؛ زیرا در این دوره همه چیز از مرحله مقدماتی و ابتدایی آموزش داده می‌شود. آموزش آی سی دی ال در 149 کشور جهان اعتبار دارد و معتبرترین مدرک در زمینه آموزش مقدماتی کار با کامپیوتر در تمام جهان محسوب می‌شود.