برای شروع هر کسب و کاری علاوه بر وجود سرمایه اولیه، انتخاب و استخدام افراد مناسب برای سمت‌های شغلی تعریف شده در چارت سازمانی کسب وکار مورد نظر امری ضروری است. در واقع موفقیت یا شکست یک مجموعه به میزان زیادی به کارایی افراد استخدام شده و فرآیند جذب و استخدام نیروی انسانی در آن مجموعه بستگی دارد.
یک مجموعه برای شروع به کار باید فرایند جذب و استخدام نیروی انسانی را به خوبی بشناسد و برای پیشبرد اهداف مجموعه مراحل جذب منابع انسانی را در ابتدای امر به درستی طی کند. عوامل موثر بر جذب نیرو، مراحل استخدام و سیستم‌های مورد نیاز شرکتها برای جذب و استخدام نیروی انسانی را در این خبر آورده‌ایم.
فرآیند جذب و استخدام نیروی انسانی چگونه است؟
در هر کسب و کاری با توجه به حجم فعالیت آن مجموعه، مراحل استخدام منابع انسانی معمولا بر عهده افراد مختلفی از مدیریت مجموعه گرفته تا مدیر بخش منابع انسانی یا مدیران استخدام و یا ترکیبی از این سه بخش است. به هر حال یک مجموعه تلاش می‌کند تا با طی کردن مسیر صحیح فرآیند استخدام منابع انسانی اقدامات موثری صورت بدهد.
به طور کلی فرایند جذب و استخدام نیروی انسانی شامل مراحلی است، که یک کارجو را از شرح شغل به مرحله استخدام در میآورد. این فرایند شامل ارسال درخواست اولیه، مصاحبه تلفنی/ حضوری، ارزیابی، بررسی رزومه افراد و سایر عوامل موثر در جذب و استخدام فرد می‌شود.
عوامل موثر بر جذب و استخدام نیروی انسانی
شرکتها و سازمانها برای در اختیار داشتن نیروهای مستعد و باقی ماندن در بازار رقابت سعی در جذب و استخدام نیروی انسانی مناسب میکنند و در این مسیر حساسیت خاصی از خود نشان میدهند. این حساسیت که به عنوان عوامل موثر بر جذب و استخدام نیروی انسانی شناخته می‌شود، به شرح زیر است؛
- ویژگیهای شخصیتی
از عوامل موثر بر جذب و استخدام نیروی انسانی ویژگیهای شخصیتی فرد می‌توان به انعطاف پذیری، اعتماد به نفس، تعهد، نظم و دقت، انگیزه و علاقه، اخلاق مناسب و صداقت اشاره کرد.
- ویژگیهای ظاهری
ویژگی ظاهری افراد که شامل مرتب بودن و رعایت نظافت شخصی افراد است.
- سرمایه اجتماعی
یک کارمند مناسب باید از حالت تک بعدی به دور باشد و توانایی مشارکت و انجام فعالیت‌های گروهی را داشته باشد. همچنین این افراد باید بتوانند با افراد با نفوذ و قدرتمند ارتباط مناسب برقرار کنند.
- نوع نگاه به مسائل
در وهله اول مسئولیت پذیری نیروی انسانی بسیار حائز اهمیت است و در هنگام مواجه با مشکلات پیش آمده بخصوص در حضور ارباب رجوع، باید بتواند خونسردی خود را حفظ کند. در واقع بجای شانه خالی کردن از بار مسئولیت، باید نسبت به یافتن راه و حل مناسب اقدام نماید.
- سرمایه انسانی
از جمله شرایط استخدام نیروی انسانی یا عوامل موثر بر جذب و استخدام نیروی انسانی می‌توان به تخصص حرفه‌ای، تجربه کار ، قابلیت یادگیری، تحصیلات، دانشگاه محل تحصیل و رشته تحصیلی اشاره کرد.
مراحل استخدام نیروی انسانی
پرسنل کارآمد یک سازمان از جمله مهمترین دارایی‌های آن سازمان است. زیرا پرسنل در طی کردن مسیر موفقیت و دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده تاثیر گذار هستند. از طرف دیگر در صورت جذب و استخدام نیروی انسانی ناکارآمد، سازمان مسیر سقوط را در پیش خواهد گرفت.
به طور کلی مراحل استخدام نیروی انسانی به شرح زیر است؛
- تعیین نیازهای استخدام
برای جایگزینی یا جذب نیروی انسانی جدید در یک سازمان، ابتدا باید نیازسنجی صورت بگیرد و نیازمندیهای پست مورد نظر نوشته شود.
- تهیه کردن شرح شغلی
در فرایند جذب نیروی انسانی مهمترین و ضروریترین بخش، شرح شغل مورد نیاز سازمان است. با داشتن یک شرح کامل از پست مورد نظر، متقاضیان مسئولیت و انتظارات مورد نیاز سازمان را بررسی کرده و در صورتی که مایل باشند و توانایی همکاری داشته باشند، نسبت به تکمیل فرم استخدام منابع انسانی اقدام میکنند.
- برنامه ریزی برای پیدا کردن متقاضی
برنامه ریزی با هدف یافتن نیروی مناسب برای پست در نظر گرفته شده یکی از مراحل طولانی فرایند جذب و استخدام نیروی انسانی است. شرکتها برای جلوگیری از هدر رفت زمان و منابع مالی، از نرم افزارهای جذب و استخدام استفاده میکنند.
- انتخاب متقاضی و تهیه لیست اولیه
در این مرحله شرکت باید متقاضیان کار و آنهایی که فرم استخدام نیروی انسانی را تکمیل کردهاند را بررسی و بهترین متقاضیان را شناسایی کنند. با شناسایی متقاضیان طبق رزومه آنها لیست اولیه تکمیل می‌شود.
- مصاحبه، از مراحل مهم فرایند جذب و استخدام
بعد از تهیه لیست اولیه، یک مصاحبه ابتدایی و تلفنی با آنها انجام می‌شود و سپس افراد واجد شرایط جهت مصاحبه حضوری دعوت میشوند. برای دعوت به مصاحبه حضوری باید مکان و زمان مصاحبه به صورت دقیق مشخص شود. مصاحبه حضوری با طرح و پرسش سوالات عمومی و تخصصی از متقاضیان انجام می‌شود.
- ارزیابی و پیشنهاد کار
با اتمام مرحله مصاحبه، ارزیابی از متقاضیان توسط تیم مربوط به جذب و استخدام نیروی انسانی انجام می‌شود. در این مرحله با توجه به آیتمهای در نظر گرفته شده نمره دهی انجام می‌شود و سپس بر حسب نمره افراد و صلاحیت سازمان به تعدادی از متقاضیان کار، پیشنهاد همکاری ارائه می‌شود.
- معرفی نیروی جدید کار
فرایند جذب نیروی انسانی با موافقت و امضای قرارداد تمام نمی‌شود. بعد از ورود نیروی جدید به محیط کار، معرفی نیروی جدید کار و پذیرش سازمانی نیرو آغاز می‌شود. ورود فرد به یک مجموعه جدید دارای دشواری‌های خاصی است به همین دلیل سازمان میبایست برای انطباق پذیری فرد با سازمان، برنامه ریزی دقیقی داشته باشد.
شرکت ها برای جذب و استخدام نیروی انسانی از چه سیستمی استفاده می کنند؟
باتوجه به افزایش حجم کار و تخصصی شدن فرایند جذب منابع انسانی، طراحان و تولید کنندگان نرم افزار اقدام به طراحی و تولید نرم افزار مدیریت منابع انسانی نموده‌اند. شرکتها با استفاده از سیستم مدیریت منابع انسانی، فرآیند استخدام نیروی انسانی، مدیریت پرونده پرسنل، محاسبه حقوق و دستمزد، مدیریت امورد رفاهی و… را انجام میدهند.
یکی از سیستم‌های پرکاربرد در زمینه جذب و استخدام نیروی انسانی سیستم مدیریت منابع انسانی آرین سیستم است. این سیستم از ماژول‌های مختلفی تشکیل شده است. یکی از ماژول‌های آن این نرم‌‌افزار تمامی فرآیندهای جذب نیروی انسانی تا استخدام و خاتمه خدمت کارکنان را به عنوان نرم افزار مدیریت استخدام به صورت مکانیزه پوشش میدهد.
در واقع شرکت آرین سیستم به عنوان یک شرکت تولید کننده نرم افزار erp ، پیش نیاز راه اندازی نرم افزار erp را استفاده از منابع انسانی نیروهای مجرب پیشنهاد می کند.
نرم افزار مدیریت منابع انسانی آرین سیستم با ایجاد ارتباط یکپارچه بین واحدهای حقوق و دستمزد، کارگزینی، حضور و غیاب و پرتال کارکنان، هرآنچه که یک مدیر منابع انسانی نیاز دارد را به صورت یکجا جمع آوری نموده و نیازهای مختلف منابع انسانی را پوشش می دهد.
سیستم منابع انسانی آرین سیستم با ارائه گزارشات یکپارچه از طالاعات پرسنل، سوابق کاری، میزات حقوق و دستمزد، تغییرات احکام پرسنلی و… مدیران را برای تحلیل مهارت‌ها و برنامه ریزی برای وظایف جدید پرسنل یاری می کند.
صدور انواع احکام پرسنلی، امکان مشاهده اطلاعات احکام، فیش های حقوقی و وضعیت درخواست های پرسنل در بخش پورتال کارکنان، قابلیت دریافت اطلاعات ورود و خروج پرسنلی به دوصورت انلاین و آفلاین از امکانات قابل توجه نرم افزار مدیریت منابع انسانی آرین سیستم می‌باشد.
چطور شانس خود را برای استخدام افزایش بدهیم؟
شما اگر به عنوان متقاضی کار بخواهید شانس خود را در جذب و استخدام نیروی انسانی شرکتها و موسسات مختلف را افزایش بدهید، اقدامات زیر را میتوانید صورت بدهید؛
- باید نسبت به استفاده از نرم افزارها، فضای مجازی و عضویت در انجمنهای مربوطه به صورت هدفمند اقدام کنید.
- اگر هنوز مشغول به تحصیل هستید علاوه بر فراگیری اصولی مطالب، تسلط کافی در حوزه تخصصی رشته تحصیلی و افزایش دامنه اطلاعات خود، معدل دوران تحصیل خود را افزایش بدهید.
- در زمان تحصیل میتوانید به صورت کارآموزی در شرکتهای مختلف مشغول به کار شوید، زیرا این کار موجب افزایش سطح آگاهی شما و تسلط شما بر امور مربوطه خواهد شد.
- علاوه بر موارد فوق داشتن اعتماد به نفس کافی، مهارت حل مسئله، پیگیر بودن جهت حل مشکلات، توانایی فعالیت گروهی و تیمی نیز از عوامل افزایش شانس در زمان استخدام است.
نمونه فرم استخدام نیروی انسانی
یکی از فرم های اداری مهم در شرکتها و سازمانها فرم استخدام نیروی انسانی یا همان فرم درخواست همکاری است. فرم استخدام منابع انسانی تقریبا از چارچوب خاصی برخودار بوده و در بیشتر موارد مشابه هم هستند. نمونه فرم استخدام نیروی انسانی شامل سوالاتی مانند مشخصات فردی، سوابق تحصیلی و شغلی، مهارتهای کامپیوتری و نرم افزاری و … است.
یکی از پیچیده‌ترین فرایندهای سازمانی فرایند جذب و استخدام نیروی انسانی است. در صورتی که سازمان در این خصوص موفق عمل کند و نحوه مراحل استخدام نیروی انسانی به درستی طی شود، نتیجه آن جذب بهترین و متخصص ترین افراد در سازمان و در نهایت موفقیت سازمان خواهد بود. عدم موفقیت در این مهم سبب نابودی سازمان می‌شود.
اگر شما هم مشتاق هستید با تمام ماژول‌های نرم افزار منابع انسانی آرین سیستم آشنا بشوید، پیشنهاد می‌کنیم عبارت نرم افزار مدیریت منابع انسانی آرین سیستم را در گوگل سرچ کنید. همچنین برای دریافت مشاوره از کارشناسان پشتیبانی شرکت آرین سیستم می توانید با شماره ۴۳۰۲۷-۰۲۱ تماس حاصل فرمایید.