به طور کلی در برنامه ریزی هر رویداد مهمی مانند عروسی تولد و یا برگزاری مراسم نامزدی انتخاب تالار مناسب و همچنین شرایط رزرو تالار نقشی کلیدی ایفا می کند. این انتخاب نه تنها بر زیبایی و شکوه مراسم تاثیر می گذارد بلکه تجربه مهمانان و خاطره ای که از این روز خاص به جا خواهد ماند را نیز شکل می دهد. در این محتوا ابتدا قصد داریم در مورد انتخاب تالار مناسب و معیارهای آن صحبت کنیم. سپس در ادامه مراحلی که باید برای شرایط رزرو تالار و نحوه قرارداد آن انجام دهید توضیحاتی را ارائه خواهیم کرد.
4 معیار مهم و ضروری انتخاب تالار
همان طور که بیان کردیم در مرحله اول و قبل از آشنایی با شرایط رزرو تالار باید معیارهای مهم و اساسی انتخاب تالار را برای شما عزیزان بیان کنیم. اولین معیار مهم برای انتخاب تالار محل قرارگیری و موقعیت آن است. بررسی کنید که تالار در کدام منطقه قرار دارد و دسترسی به آن چگونه است برای مثال اگر قصد برگزاری مراسم خود را در تهران دارید و برایتان مهم است که مهمانان شما به زودی در مراسم حضور یابند و به قولی خسته راه نشوند بهتر است از تالارهای درون تهران استفاده نمایید. برای این منظور می توانید از یک تشریفات خدمات مجالس در تهران بخواهید که بهترین و قیمت مناسب ترین تالارهای تهران را به شما معرفی نماید.
انتخاب مکانی که به راحتی قابل دسترسی باشد و در عین حال محیطی آرام و زیبا را ارائه دهد اهمیت زیادی دارد. نزدیکی به مراکز شهری یا محورهای ترافیکی اصلی می تواند مزیتی بزرگ به شمار آید به خصوص برای مهمانانی که از راه دور می آیند. دومین معیار انتخاب تالار برای برگزاری تشریفات عروسی تولد و یا نامزدی ظرفیت و امکانات تالار است. اندازه تالار و ظرفیت پذیرایی از میهمانان یکی از مهم ترین عوامل است.
برای برگزاری مراسم تولد مراسم نامزدی یا عروسی باید مطمئن شوید که تالار فضای کافی برای همه مهمانان دارد. امکانات جانبی مانند پارکینگ مناسب سیستم تهویه مطبوع و تجهیزات صوتی و تصویری نیز نقش کلیدی دارد. هزینه های کلی و نهایی سومین معیار ضروری و مهم در انتخاب یک تالار مناسب است. این موضوع باید بررسی شود که تالار متناسب با بودجه شماست و چه گزینه های متنوعی در قیمت گذاری آن وجود دارد. با بررسی دقیق هزینه ها و گزینه های متنوع آن می توانید در بسیاری از هزینه ها نیز صرفه جویی کنید. در نهایت چهارمین معیار برای انتخاب اصولی تالار دکوراسیون و زیبایی محیط می باشد. تالار باید با دکوراسیونی زیبا که می تواند با تم مراسم هماهنگ باشد انتخاب شود. انعطاف پذیری در تغییرات دکوراسیون برای تناسب با موضوع و سبک خاص مراسم شما بسیار مهم است.
بررسی شرایط رزرو تالار و مراحل آن
شرایط رزرو تالار به طور کلی شامل 3 مرحله است. افراد پس از انتخاب تالار مناسب و بررسی تمام معیارهای آن باید با شرایط رزرو تالار و مراحل آن نیز آشنا شوند. یکی از این مراحل پیش پرداخت و هزینه های اضافه و همچنین شرایط پرداخت است. تالارها معمولاً برای رزرو نهایی به مبلغی به عنوان پیش پرداخت نیاز دارند. درصد این پیش پرداخت و شرایط مربوط به بازگشت وجه در صورت لغو مراسم باید به وضوح مشخص شود. برای مراسم های بزرگ تر مانند عروسی ممکن است تخفیف هایی برای پرداخت کامل به صورت یکجا ارائه شود. میزان پیش پرداخت معمولاً چند درصد از کل هزینه است و در همان زمان باید مشخص شود که در صورت لغو رزرو چه مبلغی بازگردانده خواهد شد.
زمان بندی رزرو تالار مرحله دیگری است که باید آن را در نظر گرفت. به طور معمول پیشنهاد می شود که چند ماه قبل از برگزاری و اجرای مراسم و تشریفات تالار انتخاب شده را رزرو کنید. اغلب افراد برای روزهای خاص و مناسبت های ویژه تالار را از چندین ماه قبل رزرو می کنند تا از تاخیر مراسم خود جلوگیری کرده باشند. به طور کلی یکی دیگر از شرایط رزرو تالار بررسی انعطاف پذیری در تاریخ و برنامه ریزی آن است. آیا تالار در صورت نیاز به تغییر تاریخ انعطاف پذیر می باشد؟ برای برگزاری مراسم نامزدی تولد و یا عروسی که احتمال دارد تاریخ ها گاه تغییر کنند بررسی انعطاف پذیری تالار در تغییر تاریخ رزرو بدون تحمیل هزینه اضافی از اهمیت زیادی برخوردار است.
نحوه قرارداد رزرو تالار و برگزاری مراسم و تشریفات
هنگامی که صحبت از قرارداد هر چیزی می شود همه ما می خواهیم تا به بهترین شکل ممکن انجام شود تا هیچ مشکلی پیش نیاید. برای نحوه به امضا رسیدن قرارداد با تالار و باغ تالار ما به شما پیشنهاد می کنیم تا از یک تشریفات عروسی خوب کمک بگیرید تا دیگر نگران هیچ موردی نباشید اما اگر خودتان می خواهید این کار را انجام دهید در ادامه همراه ما باشید.
پس از آشنایی با شرایط رزرو تالار نوبت به عقد قرارداد و جزئیات آن می رسد. به طور کلی هر نوع قراردادی از جزئیات متفاوتی برخوردار است. در مورد جزئیات قرارداد هر تالار بر اساس خدماتی که ارائه می دهد قرارداد را تنظیم می کند. این نوع قرارداد باید شامل تمامی جوانب برگزاری مراسم باشد. تاریخ و ساعت دقیق تعداد مهمانان جزئیات خدمات ارائه شده هزینه های اضافی احتمالی و امکانات ارائه شده از جمله جوانب و جزئیات قرارداد رزرو تالار است. این خدمات می تواند شامل گل آرایی تهیه کیک و هماهنگی با تیم موسیقی یا دی جی باشد.
در این قرارداد شرایط لغو و بازگشت وجه به طور دقیق باید مشخص شود. در واقع در قرارداد باید شرایط دقیق برای لغو مراسم چگونگی بازگشت وجه پرداخت شده و جریمه های مربوطه را مشخص کنید. به خصوص در مواقعی که لغو مراسم ناشی از عوامل خارج از کنترل شما و یا تالار باشد. مورد دیگری که باید در قرارداد رزرو تالار مشخص شود مسئولیت ها و تعهدات می باشد. تعهدات هر دو طرف باید به صورت واضح در قرارداد بیان شود. تعهدات تالار در قبال ارائه خدمات و مسئولیت هایی که بر عهده مشتری است نمونه ای از این مسئولیت ها و تعهدات می باشد.