اثرات فناوری بر آینده محیط اداری

فناوری بر آینده محیط اداری

فناوری‌های به کار رفته در محل کار روی یک منحنی نمایی در حال رشد قرار دارند. در گذشته‌ای نه‌چندان دور، برای کار از دستگاه‌های فکس استفاده می‌کردیم. این در حالی است که امروزه حتی ایمیل زدن هم قدیمی به نظر می‌رسد. بنابراین تاثیر فناوری در محل کار بسیار مهم است؛ و همه چیز را از نحوه انجام کار تا ابزارهای انجام کارها تغییر می‌دهد.

گستردگی فناوری‌های محل کار که امروزه در دسترس ما هستند؛ به دو شکل خود را نشان می‌دهند. بعضی به‌طور مستقیم و در محل کار و برخی دیگر به عنوان پشتیبانی از محل کار هستند. فن‌آوری‌هایی مانند برنامه‌های پیام‌رسان و نرم‌افزارهای رزرو اتاق جلسات و  سخت افزار هایی مثل خرید صندلی اداری  … از جمله نمونه‌های اول هستند.

آنها ابزارهایی اصلی کارمندان برای انجام کارها محسوب می‌شوند. در مقابل مواردی مانند حسگرهای محیطی، سیستم‌های نورپردازی و سیستم‌های مدیریت یکپارچه محل کار، از جمله فناوری‌های پشتیبانی‌کننده از محل کار محسوب می‌شوند. آنها بر ساختار محل کار، چه فیزیکی و چه دیجیتال، موثر هستند. به‌طور کلی این ابزارها نشانه‌ای از سر و کار داشتن ما با یک دفتر کار مدرن است. اما اثرات این فناوری‌ها بر محیط کار در آینده چگونه خواهد بود؟ در این نوشته به بررسی این موضوع پرداخته‌ایم.

ارتباطات بین فردی را بهبود می‌دهد

فناوری می‌تواند در یک محیط کار مدرن، نقش بهبود دهنده ارتباطات را ایفا کند. در واقع ساده‌ترین مثال اثر فناوری بر محیط کار، که می‌توان آن را قطعی دانست؛ بهبود ارتباطات بین فردی است. در واقع با گذشت زمان ما نه‌تنها سرعت برقراری ارتباط را افزایش داده‌ایم؛ بلکه دامنه آن ارتباط را نیز بیشتر کرده‌ایم. این افزایش حتی با بررسی فرآیند رفتن از ایمیل به سمت برنامه‌های پیام‌رسان نیز مشهود است.

تصور کنید که کارمند شماره یک باید از همکارش سوالی در مورد یک پروژه بپرسد. او می‌تواند یک ایمیل بفرستد؛ زیرا همکارش امروز در محل کار حضور ندارد. همچنین می‌تواند از طریق پیام‌رسانی مانند اسلک به او پیام دهد. نکته مهم این است که از طریق اسلک همکارش بلافاصله اعلان را دریافت کرده و می‌تواند در عرض چند ثانیه پاسخ دهد.

در واقع سوال کارمند شماره یک به جای اینکه در صندوق ایمیل همکارش دفن شود؛ در کانال مرتبط با پروژه در پیام‌رسان سازمانی پروژه قرار گرفته و به جای یک زنجیره ایمیل رو به رشد، یک سابقه تاریخی از مکالمه آنها وجود دارد. بنابراین سرعت عمل انجام کار بالاتر می‌رود.

نمونه‌هایی از این دست تازه شروع کار است. برنامه‌های پیام‌رسان با سایر برنامه‌های ابری ادغام می‌شوند؛ تا بتوانند ارتباطات را همیشه در صدر و مرکز کار قرار دهند. کارمندان می‌توانند یادداشت‌هایی را در یک فایل مشارکتی بگذارند؛ یا شکلک‌هایی را برای امضای یادداشت ارسال کنند. به لطف فناوری‌های کمک‌کننده به ارتباطات بین فردی، کارمندان به وضوح و اغلب با نتایج بهتر و سریع‌تری با یک‌دیگر ارتباط برقرار می‌کنند.

از نظر فضای نیز این ویژگی موجب جابه‌جایی و حرکت کمتر افراد در فضای اداری می‌شود. این مسئله ممکن است بتواند به کاهش نیاز به حضور دائمی کارکنان در محل کار نیز منجر شود.

گردش کار سریع‌تر می‌شود

این فناوری است که طراحی دفاتر باز را ممکن می‌کند. در واقع بدون حضور فناوری، استفاده از یک دفتر کار بزرگ به سبک باز می‌تواند چالش‌های زیادی به همراه داشته باشد. به عنوان مثال آیا هر فردی در محیط کار یک میز ثابت دارد؟ و یا می‌تواند میز موقت خود را به‌صورت روزانه انتخاب کند. همین موضوع در مورد فضاهایی مانند اتاق جلسات نیز صدق می‌کند.

در این زمینه نیز فناوری‌های نرم‌افزاری می‌توانند تغییراتی عمده را ایجاد کنند. به عنوان مثال سیستم رزرو میز کار، اتاق جلسات و… را می‌توان آنلاین کرد تا کارکنان بدون نگرانی از جایگاه خود، در مواقع دل‌خواه به دفتر کار مراجعه کنند. از نظر محیطی این روش کمک می‌کند تا شما با فضایی کوچک‌تر و تعداد میز کمتر، کارمندان بیشتری داشته و با ایجاد برنامه‌ای ترکیبی از دورکاری و کار حضوری، استفاده بهینه‌تری از فضای دفتر خود داشته باشید.

البته این مسئله الزامات ریز و درشت بسیار زیادی دارد. به عنوان مثال شکل چینش میزها، تعیین جایی برای ایجاد کمدهای اختصاصی برای افراد (چرا که دیگر یک ایستگاه کار اختصاصی ندارند.) و فراهم کردن فضای هر ایستگاه کاری با هدف خوشایند بودن و کاربردی بودن برای استفاده توسط افراد مختلف، از جمله مواردی است که می‌تواند موجب تغییرات محیطی در دکوراسیون اداری دفتر کار شما شود.

به‌طور خلاصه استفاده از فناوری در محل کار، پیچیدگی‌های یک محیط چابک را ساده می‌کند؛ بنابراین کارمندان می توانند کارهای بیشتری را سریع‌تر و بهتر انجام دهند.

محیط کار غیررسمی‌تر می‌شود

یکی از اثرات فناوری این است که نیاز به حضور در محیط کار را کاهش می‌دهد. در واقع امروزه دیگر بسیاری از شغل‌ها از نظر ابزارهای مورد نیاز برای انجام کار و ارتباطات سازمانی، نیازی به حضور در یک فضای فیزیکی به عنوان دفتر کار ندارند. به‌طور دقیق‌تر امروزه وجود رایانه‌های شخصی، ارتباطات اینترنتی و نرم‌افزارهای آنلاین، موجب شده تا کارکنان از هر جایی به تمام دارایی‌های دیجیتال شرکت خود دسترسی داشته و بتوانند امور را جلو ببرند.

اگرچه این ویژگی دارای جنبه‌های بسیار مثبتی است؛ اما یکی از آسیب‌های آن عدم تمایل کارکنان به حضور فیزیکی در محیط کار است. همین موضوع به مرور موجب می‌شود که ویژگی‌هایی مثل همدلی، همراهی، هم‌افزایی و به‌طور کلی فرهنگ سازمانی مثبت کمرنگ شود. این در حالی است که وجود این موارد در کنار ابزارهای مدرن پیشبرد کار، بسیار ضروری است.

به همین دلیل شرکت‌ها به‌مرور تلاش می‌کنند تا از طرق دیگر، علاقه کارکنان را برای حضور فیزیکی در محیط کار افزایش دهند. یک راه ساده و معمولا مفید در این زمینه نیز، ایجاد فضاهای غیررسمی‌تر در محیط کار است. به‌عنوان مثال اختصاص دادن اتاق‌هایی برای بازی، ورزش، استراحت، چرت زدن و حتی دوش گرفتن، امروزه به عنوان یکی از موارد معمول در فضای اداری دفتر کار شرکت‌های بزرگ تبدیل شده است. در کنار این موضوع، استفاده از عناصری مانند و وسایل دکوراتیو، کمک می‌کند تا فضای دفتر کار حس و حالی خانگی داشته و موجب حضور بیشتر کارکنان شوند.

برخی کاربری‌ها حذف می‌شود

فناوری می‌تواند برخی از کاربری‌های دفاتر کار را بلااستفاده کند. به عنوان مثال تا همین بیست سال پیش دستگاه‌های بزرگ فکس، مهم‌ترین فناوری برای ارتباطات راه دور بود. تلفن‌ها نیز همین ویژگی را داشتند. اما امروزه دیگر خبری از دستگاه‌هایی مانند فکس و تلفن ثابت و موارد مشابه در دفتر کار نیست.

حتی تعداد پرینترها و اسکنرها نیز کاهش یافته است. در چنین شرایطی فضاهای مرتبط با این ابزارها نیز تغییر کرده و یا به‌طور کلی حذف شده‌اند. به عنوان مثال اگر به ایستگاه‌های کاری دو دهه قبل نگاه کنید؛ مجموعه‌ای از طبقه‌ها، بخش‌ها و… را برای جای دادن ابزارهایی مانند مانیتورهای لامپی قدیمی، اسکنر، فکس، کپی و… مشاهده می‌کنید. این در حالی است که امروزه اغلب ایستگاه‌های کاری به بالاترین حد سادگی رسیده‌اند.

همچنین بخش‌هایی از دفاتر کار تا حد زیادی حذف شده‌اند. به عنوان مثال امروزه در سازمان‌های مدرن، کمتر خبری از بخشی بزرگ به عنوان بایگانی خواهید یافت. به همین نسبت وجود فضاهایی جدید مانند اتاق سرور را در یک فضای کار مدرن مشاهده خواهید کرد. طبیعتا این رودر این مقاله از بلاگ وب سایت به بررسی تاثیرات فناوری و تکنولوژی در آینده محیط کار اداری پرداخته ایم، با ما همراه باشید.

نقش فناوری در محیط کار اداری

کن بایرن و دنا یاماگوچی از CallisonRTKL، نظر خود را در مورد نقش فناوری در محل کار اداری، در پی بیماری همه گیر COVID-19 برای شما به اشتراک گذاشتند.

با نگاهی به آینده محیط کاری و به ویژه، تجربه کار در ، پس از همه گیری، مشخص است که فناوری نقشی محوری در تعیین شکل، ظاهر و عملکرد چنین فضاهای خواهد داشت. هم سیستم های داخل محیط کار اداری و هم دستگاه های شخصی که هر روز توسط خودمان استفاده می شوند، هر دو، در حال تبدیل شدن به ابزارهای کلیدی هستند.

که نه تنها به برگرداندن کارمندان به محیط کار کمک بزرگی می کنند بلکه در تامین امنیت و رفاه کارمندان نیز نقش دارند. این سیستم ها در زمان هایی که شرکت تشخیص دهد انجام کار از راه دور امکان پذیر است، کاربرد خوبی دارند. شرکت هایی مانند CallisonRTKL سعی در جای دادن کامل فناوری در دارند؛ چرا که اطمینان دارند این فناوری ها می تواند آینده ی مشارکتی، ایمن، مجهز و موثری برای رغم بزنند.

برای آشنایی با ایده های طراحی محیط کار اداری مقاله “” ار بلاگ شرکت طراحی تجهیزات اداری را مطالعه کنید.

ضرورت استفاده از فناوری های جدید با شیوع کرونا

در همه گیری کرونا، بیش از هر زمان دیگری استفاده از فناوری به یک ضرورت تبدیل شده است. در نتیجه، بی شک نیاز به استفاده از دستگاه های همراه شخصی در ، روز به روز بیش تر می شود. کاربران شخصی نه تنها از این دستگاه ها برای برقراری ارتباط استفاده می کنند، بلکه از طریق آن ها می توانند با سیستم های هوشمندِ ساخته شده در و تجهیزات اداری ارتباط برقرار می کنند.

تغییرات محیط کار اداری با فناوری های جدید

ادغام سیستم های محل کار و و دستگاه های همراه شخصی، به شما کمک می کنند تا یک اتاق با یا یک تشکیل دهید. برای جلسه خود غذا سفارش دهید و در کل هر آنچه که برای آماده کردن یک جلسه بزرگ مورد نیاز است را با همان دستگاهی که در دست خود دارید، براحتی انجام دهید. این کار علاوه بر اینکه باعث افزایش بهره وری می شود، در وقت کارمندان نیز صرفه جویی خواهد کرد.

علاوه بر این، با استفاده از جدیدترین فناوری های اداری و ، کارمندان می توانند از تلفن های خود برای اسکن مدارک در دفترکار، فعال کردن و باز کردن قفل تجهیزات AV مورد نیاز، دسترسی به مقصد برای آسانسورهای ساختمان، دریافت اطلاعیه های مهم در همان زمان، بررسی فضای پارکینگ در همان زمانی که نیاز به جای پارک دارند.

هم چنین از آنها برای قابلیت های مسیریابی استفاده کنند و در کل تمامی مواردی که در گذشته لازم بود کارمندان برای انجام آن ها، سطوح را لمس کنند.

این روش بی سیم که در آن، دستگاه های شخصی با نرم افزار زمانبندی (که از قبل در بازار موجود هستند) جفت می شوند، باعث می شود افراد بدون هیچ شک و تردیدی، شروع به بازگشت به دفتر و محیط کار اداری حضوری کنند.

اهمیت رفاه کارمندان در دورکاری و در محیط کار اداری

از آنجا که به سلامت هم در خانه و هم در اهمیت زیادی داده می شود، می توان از وسایل شخصی، به عنوان یک ابزار بسیار مهم استفاده کرد. چرا که اکنون، رفاه کارمندان، بیش از هر زمان دیگری در اولویت است.

می توان اقدامات مهم در جهت حفظ سلامتی را از طریق تلفن به کارمندان ارسال و یادآوری کرد؛ به عنوان مثال می توان از طریق اعلان به آن ها یادآوری کرد که پنج دقیقه به خود استراحت ذهنی دهند و کمی بایستند و حرکات کششی انجام دهند.

همچنین می توان از این سیستم برای آگاهی دادن به کارمندان در مورد وضعیت پروتکل های بهداشتی اداره استفاده و آرامش روانی (که در این شرایط پرتنش بسیار مورد نیاز می باشد) آن ها را تامین کرد.

کنفرانس تصویری بی سیم هنگام کار در خانه

فناوری ویدیویی مشارکتی، هم در دستگاه های شخصی و هم در دستگاه های بزرگتر، یکی از بزرگترین قهرمانان دوران همه گیری بوده است. به سختی می توانید یک روز پیدا کنید که در آن با یکی از فناوری های Zoom ، Microsoft Teams ، Google Meet و یا دیگر فناوری های ارائه کنفرانسِ موجود در بازار ارتباط برقرار نکرده باشید.

با بازگشت مردم به ، قابلیت های جلسات پیشرفته از اهمیت بالایی برخوردار خواهند شد. یکی از امکانات بسیار مهم کنفرانس های بی سیم، حضور افرادی که در دفتر کار حضور ندارند، از راه دور و تماس ویدئویی، در کنفرانس ها می باشد. کار در دفاتر باید در آینده بصورت ترکیبی از کار حضوری و مجازی تبدیل شوند البته در این بین نباید هیچ یک از وظایف و نقش های آن ها از قلم بیافتد؛ این اقدام یک تحول بزرگ فرهنگی است که بخش عمده ای از آن، به کمک فناوریِ پیاده شده در تحقق می یابد.

فناوری های کارآمد در محیط کار اداری

در حال حاضر و هم چنین در آینده، به اجرای فناوری های کارآمدی در نیاز است تا بتوان از طریق آن ها امکان انجام مکالمات پیوسته و موثری را هم در محل کار و هم در خانه فراهم کرد. در حالت ایده آل، کارمندان در محیط کار، تقریبا مشابه با فضای خانه، به کنفرانس مجازی دسترسی خواهند داشت و در هنگام شماره گیری و اتصال، کمترین مشکلات فنی پیش خواهد آمد.

اجرای تجربه ، در محیط کار، نه تنها مشکلات فنی بالقوه را کاهش می دهد، بلکه به شرکت کنندگان اجازه می دهد تا بصورت بی سیم و کاملا سریع، در حضور یابند و یا از راه دور با یکدیگر همکاری و تعامل داشته باشند.

پایداری و سلامتی در دوران دورکاری

فناوری همچنین نقش مهمی در پایداری طراحی و طراحی دارد. سیستم های هوشمند استراتژیکی که در محیط کاری پیاده سازی شده اند، می توانند با جمع آوری اطلاعات مهم پیرامونِ عملکرد سبز، تصمیمات آینده شرکت را در جهتی سازگار با محیط زیست هدایت کنند.

علاوه بر این، به راحتی می توان از فناوری برای تنظیم فیلتراسیون HVAC و جریان هوا استفاده کرد، حسگرهای کنترل، باعث بهبود راحتی و کارایی عملیاتی شده و باعث تعدیل سیستم های دیگری می شوند که تولید کننده “ردپای کربن” در محیط کار می باشند. رد پای کربن در واقع به کل گازهای گلخانه‌ای تولید شده توسط دستگاه ها و افراد گفته می شود.

استفاده از ماکت های دیجیتالی سه بعدی در محیط کار اداری

با استفاده از ماکت های دیجیتالی سه بعدی در می توان داده های حسی مهمی ایجاد کرد و از طریق آن ها تجسمی از امکانات و تجزیه و تحلیل آن ها را در زمان واقعی نشان داد. هم چنین از طریق این ماکت های دیجیتالی می توان اسنادِ ایستای مربوط به ساختار و تولید را روی یک منبع واحد ذخیره کرد.

این “دوقلوهای دیجیتال” سبز می توانند در تصمیم گیری های مهم درباره موثر باشند. علاوه بر نوآوری های ارزشمند و پایدار، فناوری همچنین به سیستم های سلامتی مهمی کمک می کند که یک عضو جدایی ناپذیر از تجربیات فعلی و آینده کارمندان هستند.

تاثیر روشنایی بر عملکرد کارکنان

به عنوان مثال، روشنایی که از الگوهای نور طبیعی برای تنظیم ریتم شبانه روزی کارگران الگو برداری می کند و فناوری مربوط به حسگرهای مختلف تشخیص حضور و سوئیچ های دیواری را کنترل می کند، هنگام فعال شدن بیش از حد به کارمندان هشدار می دهد تا بتوانند متناسب با آن کالیبره شوند.

سنسورهایی که برای اندازه گیری داده هایی مانند دما، رطوبت، CO2 ، VOC و میزان صدا در داشبورد های دیجیتال نمایش داده می شوند، باعث ارتقا فرهنگ مراقبت و سلامتی خواهند شد. از آنجا که سلامت جسمی و روانی همچنان اولویت کارمندان و کارفرمایان آنها است، داشتن یک که بتواند به سرعت و با حداقل تماس به این نیازها پاسخ دهد، ضروری است. فناوری بی سیم، عامل مهمی در پیشبرد چنین فضایی خواهد بود.

تغییرات روش کار در محیط اداری بعد از کرونا

روش کار ما دائماً در حال تغییر است و فناوری نقشی محوری در تکامل آن بازی می کند. محل کار آینده و هر آنچه که در نهایت به آن تبدیل می شود، قطعا توسط افراد هدایت و توسط فن آوری تغذیه می شود. عواملی مانند بیماری همه گیر کووید 19 باعث می شوند که کارفرمایان به فکر راه حل های جدید برای مدیریت محیط کار بیافتند.

طبق نظر شرکت طراحی تجهیزات اداری در چنین زمان هایی داشتن فناوری های مناسبی که به صورت بی سیم کار می کنند، از هر زمان دیگر در تعیین آینده و سرنوشت یک اداره اهمیت دارد. فضاهای کاری امروز و فردا باید حول یک رویکرد کاربر محور طراحی شوند.

در این روش، نیازهای کارمندان اولویت بندی شده و روی آن ها سرمایه گذاری می شود در نتیجه بهره وری و کارایی فردی از این طریق افزایش می یابد. فن آوری و فضاهای فیزیکی باید یک رابطه متقابل با یکدیگر داشته باشند تا بتوانند بهترین تجربه را هم برای کارمندان و هم برای شرکت رغم بزنند.

در شبکه اجتماعی youtube.com با شرکت طراحی تجهیزات اداری همراه باشید تا با جدیدترین ایده ها در طراحی محیط کار  اداری در pinterest.com آشنا شوید.