با توجه به اینکه 56 درصد از کسب و کارهای کوچک در حال برنامه ریزی برای هزینه های بیشتر برای پاداش کارکنان در سال جاری هستند، کنترل عملیات تجاری و هزینه های نیروی کار ضروری است. بدون استفاده از یک سیستم حضور و غیاب، شما نظارت لازم برای اطمینان از اینکه عملکرد درست کارکنان و سوابق آن نخواهید داشت.
مدیریت حضور و غیاب یک عملکرد اساسی و حیاتی برای شرکتها و ادارات است، اما تشخیص اینکه از کجا شروع کنید یا بهترین گزینه را تعیین کنید می‌تواند بسیار سخت باشد. ما یک مرور مختصر از برخی گزینه ها و همچنین بهترین روش برای حضور و غیاب کارکنان را گردآوری کرده ایم.
روش های غیر قابل اعتماد برای حضور و غیاب
استفاده از کارت پانچ
کارت های پانچ یک روش قدیمی برای ردیابی حضور و غیاب است که در آن کارمندان کارتی را داخل شیار دستگاه قرار می‌دهند تا زمان ورود و خروج آنها بر روی کارت ثبت شود.
در کارت های پانچ، می توانید با موضوع ثبت تردد همکاران به جای یکدیگر مواجه شوید.
مشکل دیگر سیستم پانچ کارت ناتوانی شما در نظارت یا مشاهده به روز رسانی آنلاین است. نمی توانید تیم ها یا مکان های مختلف فروشگاه خود را از راه دور بررسی کنید. در عوض، مدیران در مورد حضور و غیاب کارمندان، اینکه چه کسی در شرف اضافه کاری است و اینکه چگونه دستمزد کارمندان بر درآمد آنها تأثیر می‌گذارد، مبهم است.
استفاده از کارت یا تگ‌های بدون تماس
مزیت استفاده از کارت های جدید، سرعت بخشیدن به فرآیند ورود و خروج ساعت است. کارت ها به سرعت کشیده می شوند، اما مشکل ثبت کارت توسط همکاران همچنان پابرجاست.
احتمال گم شدن، فراموشی و یا شکستن این کارت‌ها نیز وجود دارد.
ثبت حضور و غیاب کارکنان در اکسل
یک روش رایگان برای مدیریت حضور غیاب کارمندان با یک جدول زمانی است. اگر آن را دیجیتال نگه دارید، می توانید از قالبی در اکسل استفاده کنید که به راحتی همه چیز را برای شما محاسبه می‌کند. اگر خواستید، می‌توانید برگه‌های حضور غیاب را برای استفاده کارمندان چاپ کنید.
اما چگونه بر زمان ورود خروج کارمندان خود نظارت می‌کنید یا یک گزارش کلی از برنامه ها دریافت می‌کنید؟ چگونه مطمئن می شوید که هیچ کس اضافه کار نمی‌کند؟
یک مشکل بزرگ در روش مدیریت دستی حضور و غیاب پرسن، فقدان کنترل و نظارت در کسب و کار روزانه شما است.
سیستم‌های ردیابی زمان دستی به مدیران اجازه نمی‌دهند که به طور دقیق بر اضافه کاری نظارت کنند یا فرآیندهای حقوق و دستمزد خود را ساده‌سازی کنند. پردازش حقوق و دستمزد به طور باورنکردنی زمانبر و ناکارآمد می‌شود. مدیران باید داده‌های حضور و غیاب را به صورت دستی محاسبه کنند که می‌تواند زمانبر، پرهزینه و پر اشتباه باشد.
همچنین بخوانید: کنترل ثبت ساعت ورود و خروج پرسنل
کارآمدترین روش برای مدیریت حضور و غیاب
مدیریت حضور و غیاب چیزی فراتر از ثبت ساعت بر روی دستگاه حضور غیاب است. مهمترین مورد صرفه جویی در وقت مدیران، نگهداری سوابق دقیق و نظارت بر ساعات کار کارکنان است.
نرم افزار حضور و غیاب یک راهکار برای نیازهای حضور و غیاب و زمان بندی شما است. در این سیستم:
- کارکنان می‌توانند با یک برنامه ساعت زمان، از جمله GPS و تأیید عکس، وارد و خارج شوند.
- می‌توانید برنامه‌ها و حضور لحظه‌ای همه را در یک مکان به صورت آنلاین ببینید.
- می توانید به سرعت برگه های زمانی، تعویض شیفت و درخواست های مرخصی را تأیید کنید.
استفاده از حضور و غیاب آنلاین به شما این امکان را می‌دهد که فرآیندهای خود را ساده کنید و زمان را با بهترین دقت ممکن ثبت کنید، بنابراین کسب و کار خود را مطابق با قوانین محلی و ایالتی و در عین حال به حداکثر رساندن سود، حفظ می‌کنید.
مزایای سیستم حضور و غیاب آنلاین
اگر مدیری هستید که بر حضور غیاب پرسنل در شرکت خود و یا در نقاط خارج از شرکت نظارت می‌کند، در اینجا شش مزیت استفاده از نرم‌افزار آنلاین حضور و غیاب کارکنان آورده شده است:
1. جلوگیری از کارت زدن کارکنان به جای یکدیگر
با استفاده از روش آنلاین ثبت حضور غیاب دیگر مشکل سوء استفاده و کارت زدن همکاران به جای یکدیگر، حل خواهد شد.
با تأیید عکس الکترونیکی پرسنل دیگر مشکل ثبت تردد به جای دوستان حل خواهد شد. این روش شامل رمزهای عبور منحصر به فرد و تأیید عکس برای هر ساعت ورودی و خروج است،
2. کنترل وقفه های غیر مجاز و زمان های استراحت
استراحت های برنامه ریزی نشده یا کار بیش از زمان تعیین شده یک عمل پرهزینه است که بیشتر از سود تأثیر گذار بوده بر اعضای شرکت تأثیر ضعیفی می گذارد.
وقتی یک پرسنل از یک مرخصی طولانی یا بدون هماهنگی استفاده می‌کند، بقیه اعضای شرکت باید کمبود نیرو را جبران کنند، دیرتر استراحت کنند، یا بدتر از آن: برای اطمینان از پوشش مناسب، یک زمان استراحت را به طور کامل از دست بدهند.
استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب موبایلی و آنلاین به شما این امکان را می‌دهد که هزینه‌ها را مدیریت کرده و از روحیه پرسن خود محافظت کنید و مطمئن شوید که کارمندان در زمان برنامه‌ریزی شده وارد و خارج می‌شوند.
3. با GPS از دقت مکان حضور اطمینان حاصل کنید
شکل دیگری از دزدی زمان هنگامی است که پرسنل در زمان حضور در جایی که ادعا می‌کنند، نیستند.
برای مثال زمانی که بعضی از کارکنان شما در محلی خارج از شرکت مشغول کار هستند، با ردیابی GPSمی توانید ببینید که آیا آنها در مکان و زمان تعیین شده حضور و دارند یا نه.
4. از هزینه های اضافه کاری غیر ضروری خودداری کنید
در آغاز سال 2020، 1.3 میلیون کارگر آمریکایی واجد شرایط پرداخت اضافه کاری بر اساس قانون استانداردهای کار منصفانه شدند. برای محافظت از خود در برابر جریمه های مالی، باید مطمئن شوید که از مقررات و قوانین برنامه کاری پیروی می کنید.
5. مشاهده حضور و غیاب پرسنل در زمان واقعی
شرکت شما چگونه می‌تواند خدمات مناسبی به مشتریان ارائه دهد، وقتی کارکنان‌تان همیشه دیر می‌آیند یا زودتر از اتمام شیفت شرکت را ترک می‌کنند؟
غیبت کارکنان نه تنها بر رضایت مشتری تأثیر می گذارد، بلکه بر روی راندمان و بهره‌وری شرکت شما تأثیر می گذارد.
مشاهده حضور کارکنان در زمان واقعی به شما احساس خوبی می‌دهد. به جای نگرانی در مورد اینکه اوضاع چگونه پیش می‌رود، می‌توانید نگاهی سریع به برنامه‌های دیگر بیندازید و مطمئن باشید که پرسنل شما در مکان‌های مختلف عملکرد مناسبی دارند.
کلید موفقیت به عنوان یک مدیر، فعال بودن است. آیا کارمندانی دارید که معمولاً دیر سر کار می‌آیند یا زودتر از موعد مقرر کار خود را ترک می‌کنند.؟ مرخصی و غیبت‌های طولانی و مستمر دارید؟ با استفاده از سیستم آنلاین از عملکرد و عادات کارکنان در زمان واقعی مطلع باشید.
6.بهره وری و تقاضای کارکنان را درک کنید
با توجه به افزایش تقاضای مشتری، مهم است که مطمئن شوید کارکنان با شرایط شرکت مطابقت دارند.
مشکل این است که اکثر شرکتها مطمئن نیستند که چگونه میزان بهره‌وری کارکنان را تعیین کنند. ممکن است از احساسات خود پیروری کنید و بر اساس برنامه زمانی که انتظار دارید، عمل کنید. اما چرا این همه چیز را به شانس واگذار می کنیم؟
زمان‌بندی کارکنان نباید یک بازی حدس‌زنی باشد، وقتی به طور سیستماتیک با کارمندان رفتار می‌کنید، می توانید تا 20 درصد درآمد و بهره‌وری را افزایش دهید.
با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین بر اساس داده‌های زمان واقعی تصمیمات درستی بگیرید. این سیستم نسبت بهره‌وری به ازای هر کارمند را ارائه می‌کند، بنابراین مدیران می‌دانند که هر پرسنل در بازه‌های زمانی مشخص، چه کارهایی را می‌توانند انجام دهند. مدیران می توانند در یک نگاه تعداد کارکنان توصیه شده را بر اساس روز و ساعت، بدون حدس و گمان ببینند.