یکی از نکات بسیار مهم در مدیریت شرکتها، نظارت بر نحوه ورود و خروج پرسنل و مدیریت حضور و غیاب آنهاست. اینکه کارکنان چه ساعتی وارد شرکت شده و چه ساعتی خارج میشوند، مهم است. بسیار مهم است که بدانید کدامیک از کارگران دیر در محل کار حاضر میشوند و یا مقدار اضافه کاری آنها چقدر است. با یک سیستم حضور و غیاب هوشمند خوب به راحتی میتوانید تمامی موارد مرتبط با حضور و غیاب کارکنان (ساعت ورود/خروج، کسر کار، غیبت، مرخصی، مأموریت، اضافه کار، جمع کارکرد و …) را محاسبه کرده و حقوق و دستمزد پرسنل را به صورت صحیح و سروقت بپردازید.
راهکارهای مدیریت ساعت ورود و خروج کارکنان
روشهای مختلفی برای مدیریت ورود و خروج پرسنل وجوددارد. ثبت به صورت دستی در دفاتر، استفاده از نرم افزارهایی مانند اکسل، استفاده از کارتهای پانچی که روشهایی قدیمی هستند، در کنار راهکارهای جدید از جمله استفاده از دستگاه های حضور و غیاب کارتی و بیومتریک (تشخیص چهره و اثر انگشت) جدید، سیستم های تحت وب و آنلاین، حضور و غیاب با موبایل و … از جمله راهکارهایی هستند که برای مدیریت و نظارت بر حضور غیاب کارکنان میتوانید استفاده کنید.
امروزه دیگر از روشهای قدیمی مانند ثبت دستی در دفاتر یا اکسل و کارت پانچهای قدیمی استفاده نمیشود و آنها دیگر منسوخ شده‌اند. اما روشهای جدید بسیاری وجود دارد که کار شما را در این زمینه راحت کرده و بسیار دقیقتر و سریعتر از گذشته هستند.
دستگاه های حضور و غیاب
پرکاربردترین روشی که برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان استفاده میشود، استفاده از دستگاه های ساعت زنی و ثبت ورود و خروج جدید است که با روشهایی مانند کارت بدون تماس، اثر انگشت، چهره، کف دست و عنبیه زمان دقیق تردد کارگران و کارمندان را ثبت می کنند.
هر شرکت و سازمانی بنابر تعداد پرسنل، تعدد شیفتها و محیط کاری خود میتواند از انواع دستگاه حضور غیاب استفاده کند.
این دستگاهها از برندهای مختلف و در مدلهای متنوع تولید می شوند و قیمت های متفاوتی نیز دارند. به طور مثال شما میتوانید یک دستگاه حضور و غیاب را با قیمت حدود 4-3 میلیون تومان تا حدود 100 میلیون تومان خریداری کنید.
برندهای مختلفی تولید کننده دستگاه های ساعت زنی عبارتند از :
- سوپریما – Suprema
- ویردی – Virdi
- زدکی تکو – Zkteco
- تایمی –Timmy
- تراست وان – TrustOne
- نیتجن – Nitgen
- شرکتهای داخلی مانند دنیای پردازش، علم صنعت، کارا2000، پالیز افزار، غدیر و …
دستگاه های مختلفی هم در بازار داریم که متداولترین سیستم های حضور غیاب که در حال حاضر به فروش می رسند عبارتند از :
- دستگاه انگشت زنی LX15
- دستگاه انگشتی-کارتی K14
- دستگاه حضور غیاب و کنترل تردد F22
- دستگاه تشخیص چهره و انگشتی UF100
- دستگاه چهره و انگشت زنی F632
- دستگاه ساعت زنی Uface302 و Uface402
- دستگاه تشخیص چهره Ai06F و Ai07F
- دستگاه حضور و غیاب FaceStation-F2
- دستگاه MB2000
- دستگاه Ubio-X face
- دستگاه حضور غیاب W7
- دستگاه انگشتی St-shine
- مدل Toosun
- و بسیاری از مدلهای دیگر
دستگاههای معرفی شده از بهترین مدلهای دستگاه ثبت ورود و خروج بوده و همگی دارای نرم افزار حضور غیاب رایگان، گارانتی و خدمات پشتیبانی هستند.
سیستم حضور و غیاب تحت وب
اگر شرکت و سازمان بزرگی دارید و یا دارای چندین نقطه هستید که میخواهید به صورت متمرکز حضور و غیاب آنها را مدیریت کنید، بهتر است از سیستم های حضور غیاب پیشرفته و آنلاین مانند نرم افزار حضور و غیاب تحت وب استفاده کنید که امکان ارتباط آنلاین با چند دستگاه از یک مرکز را دارند حتی اگر دستگاهها در شهرهای مختلفی باشند.
دستگاه حضور و غیابی که اینجا انتخاب میکنید باید دارای درگاه ارتباطی شبکه و امکان تخلیه آنلاین را داشته باشد.
حضور و غیاب با موبایل
حضور و غیاب با موبایل با نامهای نرم افزار حضورو غیاب آنلاین، حضور و غیاب بدون دستگاه نیز شناخته می شود. در این سیستم یک اپلیکیشن بر روی گوشی هوشمند کارکنان نصب میشود و آنها میتوانند از طریق لوکیشن، وایفای یا بلوتوث ورود یا خروج خود را ثبت کنند.
تردد ثبت شده از طریق گوشی به صورت آنی در بانک اطلاعاتی سرور مینشیند و به صورت آنلاین قابل رهگیری است.
توجه : حضور و غیاب آنلاین نیازی به دستگاه ساعت زنی ندارد.
سوالات متداول
سیستم مدیریت حضور و غیاب کارکنان چیست؟
سیستم مدیریت حضور و غیاب یک ابزار فناوری منابع انسانی مبتنی بر ابر است که سازمان ها را قادر می سازد تا عملیات مدیریت حضور و غیاب خود را خودکار کرده و ساعات کاری کارکنان را پیگیری کنند.
روش های مدیریت حضور و غیاب چیست؟
سیستم دستی قبل از عصر تکنولوژی، حضور دستی رایج ترین روش ردیابی حضور و غیاب بود. انواع مختلف سیستم مدیریت حضور و غیاب عبارتند از:
جدول زمانی، سیستم های مکانیزه، کارت های ورود خروج، کارت بدون تماس، نشان ها یا جا کلیدی، حضور و غیاب بیومتریک، پاسخ صوتی تعاملی، نرم افزار حضور و غیاب آنلاین.
بهترین راه برای ثبت حضور و غیاب کارکنان چیست؟
رایج ترین راه از طریق سوابق کاغذی یا سوابق الکترونیکی است. نرم افزار ردیابی حضور و غیاب کارمندان به کارفرمایان کمک می کند تا برنامه های کارکنان را مدیریت کرده و از حضور آنها در محل کار اطمینان حاصل کنند. این کار کارآمدی کارمندان را تضمین می کند و همچنین غیبت را کاهش می دهد.
چگونه حضور و غیاب کارمندان را در اکسل مدیریت کنم؟
برای ردیابی داده های حضور و غیاب برای کارمندان یا دانش آموزان، یک الگوی حضور و غیاب اکسل را دانلود کنید. از ساختار و عملکردهای الگو برای مستندسازی و مدیریت داده‌های حضور و غیاب استفاده کنید. همچنین میتوانید دسته‌ها و سرفصل‌ها را ویرایش کنید یا ستون‌هایی را برای شماره شناسایی یا جزئیات تماس اضافه کنید.
روش های ثبت زمان حضور غیاب چیست؟
این یک روش مکانیکی است و در ثبت حضور و غیاب کارگرانی که وارد یک مؤسسه می شوند کاملاً مفید است. در این سیستم از یک کارت ساعت برای ثبت حضور و غیاب استفاده می شود که به هر کارگر با شماره شناسایی و سایر مشخصات مربوطه تعلق می گیرد.
سیستم مدیریت حضور و غیاب هوشمند چیست؟
سیستم حضور و غیاب هوشمند با سیستم تشخیص چهره مدرن یک راه حل بلادرنگ برای رسیدگی به کارمندان با فعالیت های روزمره است و می تواند برای تشخیص خودکار چهره انسان با ثبت تاریخ، زمان و مکان فعلی استفاده شود.
خلاصه
روشهای مختلفی برای ثبت ورود و خروج پرسنل و مدیریت حضور و غیاب کارکنان وجود دارد، که در این مقاله به معرفی آنها پرداختیم. به طور کلی روشها و ابزار کنترل ورود و خروج کارکنان عبارست از :
- ثبت تردد ها در دفاتر به صورت سنتی و دستی
- استفاده از نرم افزارهای رایگانی مانند اکسل و گوگل شیت جهت ساخت جدول و ثبت دستی ورود و خروج ها
- استفاده از دستگاه های پانچی قدیمی و پانچ ترددها بر روی کارت
- خرید دستگاه های حضور و غیاب جدید (کارتی، انگشتی، تشخیص چهره)
- سیستم های حضور و غیاب تحت وب
- نرم افزار حضور و غیاب آنلاین (اپلیکیشن موبایل)