نرم افزار جذب و استخدام چیست؟
نرم‌افزار جذب و استخدام نوعی نرم‌افزار است که به استخدام‌کنندگان و مدیران استخدام در مدیریت فرایند استخدام ازجمله فعالیت‌هایی مانند مدیریت متقاضیان، onboarding که در فرایند استخدام جامعه‌پذیری هم نامیده می‌شود، غربالگری متقاضیان و موارد دیگر کمک می‌کند. این نوع نرم‌افزارها اغلب به‌عنوان سیستم‌های ردیابی متقاضیان شغلی (ATS) یا نرمافزارهای استعدادیابی نیز شناخته می‌شوند.
این مقاله به شما کمک می‌کند تا بهترین نرمافزارهای جذب و استخدام و سایر ابزارهای استخدام نیروی انسانی را به‌سرعت مقایسه و ارزیابی کنید. استخدام‌کنندگان وظایف زیادی برای مدیریت دارند مخصوصاً در صنایعی مانند IT و Tech که تخمین زده می‌شود 60 درصد از پرمخاطب‌ترین نقش‌ها در سازمان به استفاده از آنها وابسته است. وقتی صحبت از جذب و استخدام، غربالگری، مصاحبه و استخدام داوطلبان می‌شود، استخدام‌کنندگان باید تجربۀ داوطلبان، توصیه‌نامه‌های متقاضیان، مهارت‌ها، معرف و سایر اطلاعات متقاضیان را پیگیری کرده و در نظر بگیرند. آنها همچنین به روشی نیاز دارند تا این اطلاعات را در تصمیم نهایی استخدام بگنجانند. این روش استفاده از نرمافزارهای جذب و استخدام است.
قبل از نرم افزار CRM بی نظمی پیگیری ها، وابستگی به افراد، عدم وجود یک دیتابیس از مشتریان، فروش آشفته و نداشتن تصویر روشن از کسب و کار باعث می شد شما شب ها در آرامش نخوابید، اما بعد از نرم افزار CRM، نظم و سرعت در پیگیری ها، عدم وابستگی به افراد، فروش بیشتر، در کنترل بودن فروش توسط شما و دیدن آنچه که به شما کمک می کند تا رشد کنید باعث خواهد شد شما شب ها آسوده بیاسایید.
فهرست بهترین نرمافزارهای جذب و استخدام
در اینجا یک فهرست کوتاه از بهترین سیستم‌های مدیریت جذب و استخدام وجود دارد:
- Manatal: بهترین برای سهولت استفاده، ابزارهای هوش مصنوعی و استخدام در رسانه‌های اجتماعی
- Pinpoint: بهترین برای تیم‌های استعدادیابی داخلی و تمامی افراد
- Zoho Recruit: بهترین نرم‌افزار استخدام برای آژانس‌های کارمندی
- Monday.com: بهترین گزینه برای سفارشی‌سازی و مقیاس‌پذیری
- Tracker: بهترین برای استخدام، مشاوره و کارمند یابی حرفه‌ای
- Workable: بهترین نرم‌افزار استخدام برای کسب‌وکارهای کوچک
- Recooty: بهترین نرم‌افزار رایگان برای جذب و استخدام
- BambooHR: بهترین برای مدیریت چرخه‌های زندگی کارکنان
- PeopleStrong Alt Recruit: بهترین برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ
- Klimb.io: بهترین سایت برای جستجوی شغل با چت بات ها
ویژگی‌های بهترین نرم‌افزار جذب و استخدام
نرم‌افزار جذب و استخدام ممکن است شامل ویژگی‌های زیر باشد:
- توسعۀ یک سایت جستجوی شغل یا Job board
- ردیابی متقاضی
- غربالگری داوطلبان
- هوش مصنوعی دارای رتبه‌بندی و طبقه‌بندی برای داوطلبان واجد شرایط
- مدیریت فرایند مصاحبه
- الگوها و دستورالعمل‌های جذب و استخدام
- یکپارچگی و پشتیبانی از job boards موجود
- ابزارهای بازبینی و ارزیابی داخلی
- بازاریابی جذب و استخدام برای انواع کانال‌های بازاریابی
- استخدام از طریق رسانه‌های اجتماعی یا پیام‌رسانی
ارائه‌دهندگان نرم‌افزار جذب و استخدام همچنین باید از سیستم‌های پشتیبانی گسترده‌ی مشتری برای رفع هرگونه مشکلی که در ارتباط با نرم‌افزار به وجود می‌آید، برخوردار باشند. اگر با نرم‌افزار مشکلی دارید، می‌خواهید مطمئن شوید که فرایند جذب و استخدام شما بدون هیچ وقفه‌ای بدون مشکل ادامه می‌یابد، بنابراین ارائه‌ی پشتیبانی از سمت فروشنده‌ی نرم‌افزار و تماس سریع با ارائه‌دهنده و دریافت راه‌حل بسیار مهم است. اگر سازمان شما دارای نفراتی برای استخدام یا اعضای تیم است که از راه دور یا در خود شرکت کار می‌کنند، بررسی کنید تا مطمئن شوید که راه‌حل جذب و استخدام شما یک برنامه‌ی کاربردی تلفن همراه با قابلیت‌های لازم را ارائه می‌دهد. در ادامه به معرفی پنج نرم افزار برتر جذب و استخدام می‌پردازیم.
کسب و کار نیز مانند هر فعالیت دیگری، به ابزارهای مناسب نیاز دارد. ابزارهای کسب و کار و نرم افزارهای اداری بسیار گسترده و متنوع هستند. اما چند نوع آنها، فارغ از برندی که استفاده می کنید، واقعا ضروری اند.
مرسوم ترین نرم افزار اداری چیست؟
مرسوم ترین نرم افزار اداری شامل ابزارهای نرم افزاری برای مستند سازی، ذخیره سازی، مدیریت ارتباطات، مدیریت پروژه، مدیریت وظایف و مواردی از این دست می باشد. در ادامه پرکاربرد ترین نرم افزارهای اداری را بررسی خواهیم کرد.
مایکروسافت آفیس و PDF Reader
مایکروسافت آفیس ابتدایی ترین ابزار یک کسب و کار مدرن است. نرم افزارهای ورد و اکسل پایه های تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتالی و گزارش گیری هستند. تمام اطلاعات مشتریان باید در صفحه های اکسل ذخیره شود. در غیر این صورت، چطور می توانید آنها را به راحتی پیدا کنید؟
اگر 100 مشتری هم داشته باشید، گشتن در یک دفتر تلفن پر از نام و شماره وقت بسیاری از شما می گیرد و منطقی نیست.
اکثر اسناد و نوشته ها در ورد یا سایر نرم افزارهای آفیس، به صورت PDF ذخیره می شوند تا پس از ذخیره نهایی تغییری در آنها به وجود نیاید. پس باید حتما ابزاری مانند Adobe Acrobat Reader برای باز کردن فایل های پی دی اف داشته باشید.
اوتلوک (Outlook)
معمولا هر شخص در یک سازمان با چند آدرس ایمیل کار می کند. اما چک کردن آنها به صورت جداگانه وقت زیادی می گیرد و برای هر یک باید تب جدایی در مرورگر خود باز کنید.
اوتلوک تمام ایمیل های شما را به صورت یک جا و در یک نرم افزار نمایش می دهد. امکان ارسال ایمیل با هر یک از آدرس ها وجود دارد و می توانید برای هر یک امضای جداگانه ای تعریف کنید.
مدیریت پروژه
این دست نرم افزارها بیشتر برای شرکت های خدماتی، نرم افزاری یا شرکت هایی که کارهای پروژه ای انجام می دهند، کاربرد دارد. رایج ترین نرم افزار مدیریت پروژه در ایران تسکولو نام دارد. این نرم افزار به شما امکان ذخیره پروژه ها و بخش بندی آنها، کار تیمی بر روی پروژه ها، مشخص کردن مسئول هر بخش و گزارش گیری را می دهد.
بدون نرم افزار مدیریت پروژه، وظایف کوچک زیادی در هر پروژه بدون مسئول می مانند. به علاوه، همیشه مدیر پروژه برای گزارش گیری دشواری های زیادی دارد. زمان صرف شده برای هر پروژه را نمی توان دقیق محاسبه کرد، و کیفیت کلی به خاطر عدم هماهنگی کامل پایین می آید.
نرم افزار حسابداری
ثبت فاکتور ها و اسناد حسابداری، گزارش گیری از آنها و اشراف به وضعیت مالی سازمان، از مزایای سیستم های حسابداری ست. سیستم هایی چون سپیدار (از گروه همکاران سیستم) ،پیوست و تراز سامانه جزو سیستم های حسابداری بومی و رایج در ایران هستند.
سرعت فرآیندهای حسابداری با استفاده از یک نرم افزار به طور چشمگیری بالا می رود.
در مقاله ای بهترین نرم افزارهای حسابداری ایران را معرفی نمودیم که مطالعه آن خالی از لطف نیست.
تقویم گوگل
استفاده از تقویم های رومیزی و سررسید ها، برای کارهای شخصی کافیست. اما در کارهای تیمی و سازمانی، باید پایگاهی واحد داشته باشید. اگر چنین پایگاهی برای ثبت فعالیت های آینده وجود نداشته باشد، حتی کارهای ساده ای مانند تنظیم جلسات نیز می تواند پیچیده و دشوار شود.
برای خالی بودن اتاق جلسات باید با همه سازمان هماهنگ شوید و زمان زیادی برای کاری به این سادگی صرف می شود. اگر همه فعالیت ها در تقویم گوگل ثبت شود، همه نیروها در جریان جلسات و کارهای دیگر خواهند بود، و هماهنگی ها در چند دقیقه انجام می شود.
استیکرهای یادداشت ویندوز
وقتی از تقویم گوگل برای ثبت و برنامه ریزی های سازمان استفاده می کنید، از اکسل برای ثبت اطلاعات، از نرم افزار حسابداری برای بخش مالی و از اوتلوک به جای چند پنجره ایمیل، نمی توانید از سررسید و دفترچه یادداشت کاغذی برای ثبت یادداشت های مهم و گزارش ها استفاده کنید.
ساده ترین ابزار ثبت یادداشت Sticky Notes ویندوز است. این نرم افزار ساده بصورت پیش فرض نصب است. شما می توانید یادداشت هایی با رنگ و اندازه متفاوت بر دسکتاپ خود بگذارید.
نرم افزار جذب و استخدام Pinpoint
Pinpoint یک سیستم ردیابی متقاضی است که برای جذب استعدادهای داخلی و تیم های افراد به جای آژانس های استخدام طراحی شده است. با طراحی بصری و تجربه کاربری بسیار قدرتمند و در عین حال آسان برای استفاده‌کنندگان است. استخدام‌کنندگان و مدیران استخدام می‌توانند به سرعت آن را راه‌اندازی و بکار برند. همچنین این نرم افزار دارای ویژگی‌های اصلی ATS و استعدادهای CRM مانند ارسال چند پست در هیئت شغلی و تبلیغات رسانه‌های اجتماعی، گردش کار قابل تنظیم نامحدود، اتوماسیون، زمان‌بندی مصاحبه، و حضور کارکنان است. حفاظت از داده ها و ویژگی های امنیتی شامل یک علامت، احراز هویت دو عاملی، و ابزارهایی برای کمک به مدیریت مطابقت با مقررات محلی مانند GDPR / CCPA است. ویژگی‌های منحصربه‌فردی آن مانند وب‌سایت مشاغل سفارشی، غربالگری بی‌نام برای کمک به کاهش تعصب ناخودآگاه، کارت امتیازی نامزد برای جمع‌آوری بازخورد مدیر استخدام سریع و هدفمند، و مجموعه‌ای از ابزارهای گزارش‌دهی که شامل یک گزارش‌ساز سفارشی است، ارائه می‌دهد. زمانی که سالانه پرداخت می شود، نقطه دقیق از ۵۰۰ دلار در ماه هزینه دارد. آنها دموهای شخصی شده و همچنین یک ویدیوی نمایشی بر اساس تقاضا را ارائه میدهند.
فرایند استخدام و جذب نیرو همواره یکی از دغدغه‌های مهم تمامی سازمان‌ها و شرکت‌ها است. برای جذب نیرو و استخدام کارجویان مورد نیاز، هر شرکتی معمولا شیوه های گوناگونی وجود دارد. ابعاد سازمان و گستره فعالیت آن تاثیری در شدت وحدت این دغدغه ندارد. چرا که هر مدیری ترجیح می‌دهد نیرویی مجرب، مفید، متعهد و مسلط به کاری که مدنظر دارد را به استخدام سازمان خود درآورد. البته بدون شک با بزرگ‌تر شدن گستره و حوزه فعالیت یک بنگاه این دغدغه نیز بزرگ‌تر و جدی‌تر خواهد شد.
به این ترتیب یکی از مهم‌ترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی به این فرایند اختصاص داده می‌شود. برهمین اساس مدیریت صحیح و اصولی روند جذب و استخدام نیز اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند. اکنون قصد داریم درمورد روش‌های مکانیزه و جدید این فرایند یعنی استفاده از نرم افزار جذب نیرو که جایگزین روش‌های قدیمی شده، بیشتر صحبت کرده و بهترین ویژگی‌های این مکانیزم را بررسی نماییم.
نرم افزار جذب نیرو چیست؟
مراحل جذب و استخدام نیرو در گذشته معمولا با اعلام فراخوان، انتشار اعلان‌های مخصوص در جامعه آغاز می‌شد. داوطلبان باید این اعلان‌ها را که معمولا شامل یک فرم استخدام هم بود پر کرده و به سازمان متقاضی نیرو پست می‌کردند. سپس بررسی در بین فرم‌های دریافتی آغاز و در ادامه آزمون‌هایی از منتخبین گرفته می‌شد. پس از اعلام قبولی‌ها روند استخدام آغاز می‌گشت.
این مراحل چنان سخت و پیچیده و زمان‌بر بود که مدیریت جذب و استخدام نیرو را به کاری چالش‌براگیز و طاقت‌فرسا تبدیل می‌کرد. زمان‌بر بودن این مراحل نیز معضلی دیگر بود. اما امروزه نرم افزارهای جذب و استخدام نیرو این مراحل را مکانیزمه کرده و نظم و سرعت بخشیده‌اند. این سیستم‌ها تمامی مراحل استخدام و جذب نیرو از اعلام نیاز به نیروی جدید از سوی یک واحد، بررسی منابع اطلاعاتی موجود برای انتخاب واجدین شرایط مانند دریافت و بررسی رزومه‌ها تا احراز صلاحیت شغلی متقاضیان را پوشش میدهند.
سیستم جامع جذب نیرو منطبق بر نیاز سازمان‌ها و شرکت ها طراحی شده و با تکیه به دانش‌های روز در حوزه منابع انسانی، برنامه‌ریزی جامعی در جهت جذب نیرو، تأمین و نگاهداشت نیروی انسانی مورد توجه قرار داده تا بتواند برای دستیابی به بهره‌وری در کسب و کارها قدم بردارد.
مزایای استفاده از سیستم جذب و استخدام نیرو
به نقل از hubspot.com مزایای استفاده از نرم افزار جذب نیرو و استخدام کارجو تقریبا شامل رفع تمامی دردسرهای این فرایند در گذشته می‌شود. به این ترتیب که به واسطه استفاده از چنین سیستم‌هایی می‌توان به موارد زیر دست یافت
- کاهش هزینه‌ها
- سرعت بخشیدن به فرایند جذب و استخدام که شامل کاهش زمان فرایند پذیره نویسی و غربالگری نیز می‌شود.
- بهبود شرایط ثبت تقاضا و شرایط برای متقاضیان شغلی
- بهبود شرایط ارتباطی بین مدیران مربوطه و نیروها
- به‌کارگیری نیروهای متخصص در هر زمینه به شرایط ساده‌تر
باید درنظر گرفت با کمک این سیستم می‌توان در تمامی ادارات و حوزه‌های کاری یک سازمان به صورت هم‌زمان فرایند استخدام را پیش برد.
اصلی‌ترین ویژگی‌های نرم افزار جذب نیرو
طی سال‌های گذشته، به دلیل وجود مزایای بسیار در استفاده از سیستم‌های جذب و استخدام نیرو، مدیران سازمان‌ها و مسئولین استخدامی شرکت‌ها استقبال خوبی از آنها داشته‌اند. لذا تنوع بسیاری در این سیستم‌ها دیده می‌شود. اما پیش از انتخاب باید بدانیم که یک سیستم جذب نیرو باید چه مشخصاتی داشته باشد. تعدادی از اصلی‌ترین این مشخصات یه شرح زیر است:
- قابلیت مدیریت انواع فرایند استخدامی به صورت مکانیزه
- امکان تعریف ردیف‌های شغلی جدید در آن
- تعریف دوره‌های مختلف استخدامی متناسب با نیاز سازمان یا شرکت
- قابلیت تعریف سوالات آزمون‌های مختلف استخدامی و تهیه بانک سوالات
- قابلیت ارزیابی جامع در ارتباط با نیازهای استخدامی سازمان
موارد ذکر شده را می‌توان ویژگی‌های شاخص یک نرم افزار جذب نیروی خوب و مناسب دانست. البته برخی از این ویژگی‌ها ممکن است اهمیت بیشتری داشته باشند. برای مثال امکان تعریف ردیف‌های شغلی در این سیستم‌ها از مهم‌ترین قابلیت‌ها است.
قابلیت‌های نرم افزار جذب نیرو و استخدام کارجو
یک نرم افزار جذب نیرو به‌غیر از ویژگی‌های مطرح شده باید برخی امکانات ثابت را نیز در اختیار کاربرانش قرار دهد. در واقع می‌توان گفت گروهی از امکانات هستند که نبود هریک از آنها می‌تواند سیستم جذب نیرو را به یک نرم‌افزار ناقص و ناکارآمد تبدیل کند. این امکانات عبارتند از:
- امکان دریافت خودکار رزومه‌های کاری و اطلاعات متقاضیان از پرتال‌های مربوطه
- اختصاص کد رهگیری به متقاضیان جهت ساده‌تر کردن پیگیری‌های آتی برای متقاضیان و مدیران سازمان
- قابلیت برگزاری آزمون مکانیزه و ثبت امتیازهای دریافتی متقاضیان به صورت خودکار
- نگهداری اطلاعات متقاضیان و نتایج هریک از مراحل طی شده در یک بانک اطلاعاتی جامع
- انجام مکانیزه مراحل استخدام پس از پذیرش متقاضی و ثبت اطلاعات استخدامی‌ها در نرم افزار پرسنلی سازمان
ضمن اینکه یک نرم افزار جذب نیروی استاندارد قابلیت شخصی‌سازی و ایجاد تغییرات لازم در فرایند جذب و مراحل استخدام را برای شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف دارد. به‌این ترتیب هر سازمان می‌توان این نرم افزار را براساس نیازهای خود تنظیم کرده و به‌کارگیرد.
ویژگی‌های شاخص بهترین نرم افزار جذب نیرو
اما در ادامه بررسی بهترین نرم افزار جذب نیرو باید به برخی از ویژگی‌های شاخص این نرم افزارها اشاره کرد تا بدانیم دقیقا کدام امکانات، قابلیت‌ها و مشخصات هستند که یک سیستم جذب نیرو را بهترین در حوزه خود می‌کنند. این ویژگی‌ها و شاخص‌ها شامل موارد زیر خواهند شد:
- امکان ساخت پرتال‌های شغلی به سادگی و بدون نیاز به کد نویسی. این ویژگی به سازمان یا شرکت امکان این را می‌دهد که برای خود به‌نوعی یک سایت اختصاصی استخدامی داشته باشد.
- ارائه گزارش‌های مختلف و ضروری از فرایند و مراحل مختلف کار جذب و استخدام. این گزارش‌ها شامل لیست کامل رزومه‌های ثبت شده در ردیف‌های مختلف و شاخه‌های متنوع شغلی در دوره‌های متعدد استخدامی می‌شود. به نوعی که یک گزارش کامل از رزومه‌های ثبت شده (پذیرفته شده و مردود شده) در هر دوره استخدامی تهیه می‌شود. در این گزارش باید ردیف‌ها و گروه‌های مختلف تخصصی تفکیک شوند.
- تهیه گزارش از اطلاعات نیروهای جذب و استخدام شده که شامل اطلاعات شخصی، رزومه کاری آنها و دوره استخدامی‌شان می‌شود و گزارشی مجزا از لیست تهیه شده از رزومه‌ها خواهد بود.
- امکان تغییر مسیر جذب و استخدام نیرو و تعریف این مسیر برای هر تخصص و ردیف شغلی به صورت مجزا. به این معنی که سازمان بتواند در سیستم مسیر استخدامی خود را تعریف کند و درصورت لزوم بتواند برای هر فرصت شغلی مسیر جذب و پذیرش اختصاصی تعیین کند.
- قابلیت بررسی دقیق و تخصصی تمامی اطلاعات متقاضیان در کنار رزومه و امتیازدهی به تک‌تک ویژگی‌های فردی و تخصصی آنها. این ویژگی البته نیاز به امکان تعریف شرایط و مشخصات مورد نظر مدیران استخدامی سازمان برای هر ردیف و فرصت شغلی، همچنین مشخص کردن اولویت‌ها در این بین دارد تا سیستم براساس این اولویت‌ها و شرایط مطرح شده فرایند امتیازدهی را انجام دهد.
در نهایت باید اضافه کرد که شرایط ذکر شده باید در فضایی با کاربرای آسان و ساده فراهم شود. به‌طوری که استفاده از آن نیاز به سواد و تخصص ویژه و اختصاصی نرم افزاری نداشته باشد.
منبع : youtube.com