نامه‌های اداری و فرآیندهای کاغذی در همه سازمان‌ها وجود دارند و زمان هزینه زیادی صرف این امور می‌گردد. در سال‌های اخیر که فناوری اطلاعات پیشرفت چشمگیری داشته است و اغلب کارها کامپیوتری شده اند، وجود نرم افزار اتوماسیون اداری در هر سازمانی الزامی شده است.
مزایا و امکاناتی که نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها فراهم می‌کند، موجب جلب رضایت مدیران و گسترش روزافزون استفاده از این نرم افزار شده است. در این مقاله به معرفی و مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری می‌پردازیم. تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری به معنای استفاده از فناوری در کارهای تکراری می‌باشد. در واقع اتوماسیون اداری سیستمی است، که فرآیند ذخیره سازی اطلاعات، تبادل اطلاعات و مدیریت داده‌های سازمان را انجام می‌دهد.
اگر بخواهیم در واضح تر اتوماسیون اداری را شرح بدهیم باید بگوییم که اطلاعاتی مانند تصاویر، فایل‌ها و اسناد در سیستم توماسیون اداری ذخیره می‌شوند. حال این فایل‌ها و اطلاعات از طریق سیستم اتواسیون اداری توسط کاربران برای یکدیگر ارسال می‌شود.
با سیستم اتوماسیون اداری کاربران بدون اینکه بخواهند تلفنی و یا حضوری مطلب یا فایلی را برای دیگر افرد در سازمان خود ارسال کنند، پیام‌ها و اسناد را برای افراد مورد نظر خود ارسال می‌نمایند.
در سیستم اتوماسیون اداری قرارهای ملاقات، جلسات شرکت و… ثبت شده و به افرادی که حضور آن‌ها در قرار ملاقات و یا جلسه شرکت الزامی است، یادآوری‌های لازم ارسال می‌شود.
نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
نرم افزار اتوماسیون اداری با ارائه امکانات مختلف به کاربران، امکان مکاتبات الکترونیکی را برای کاربران درون سازمان و بیرون سازمان فراهم می‌کند. به علاوه از طریق سیستم اتوماسیون اداری امکان ایجاد فرآیندهای دلخواه روی نامه‌ها و ثبت گردش کار نامه‌ها وجود دارد.
در واقع سیستم اتوماسیون اداری جایگزین نامه‌های کاغذی شده و هر سازمانی که دارای نرم افزار اتوماسیون اداری باشد، دیگر نیاز به استفاده از مجوزهای درون سازمانی به صورت کاغذی ندارد.
خیلی راحت می‌توان در نرم افزار اتوماسیون اداری دسترسی‌های مناسب را برای کارکنان درنظر گرفت و کار کنان برای دریافت تاییدیه‌ها و مجوزهای کاری مورد نیاز خود، می‌توانند از طریق ارسال نامه یا یک پیام سیستمی به فرد مورد نظر خود، پاسخ مناسب را دریافت کنند.
کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری
اگر بخواهیم درقالب یک جمله کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری را مطرح کنیم، باید بگوییم که سیستم اتوماسیون اداری موجب ساده سازی فرآیندهای کاغذی سازمان و صرفه جویی در زمان و هزینه، برای انجام فرآیندهای اداری درون سازمانی و برون سازمانی می‌شود. همچنین مهم ترین کاربردهای نرم افزار اتوماسیون اداری را می‌توان در قالب موارد ذکر شده در تصویر زیر نام برد.
نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم
نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم امکان انجام تمام فرآیندهای اداری ازجمله صدور نامه، ارسال پیام، ثبت جلسات شرکت، ثبت قرارهای ملاقات، تعریف دبیرخانه‌ها و… را به صورت سیستمی برای کاربران فراهم نموده است.
گزارشاتی که از طریق سیستم اتوماسیون اداری آرین سیستم ارائه می‌گردد، موجب ردیابی و نظارت دقیق مدیران بر امور اداری مهم سازمان می‌شود.
از دیگر قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم امکان ارجاع کار می‌باشد. مدیران و سرپرستان می‌توانند کارهای مهم پرسنل را در بخش ارجاع کار برای آن‌ها ثبت کنند و پرسنل نیز هر مرحله از کار را که انجام بدهند، در همان بخش وضعیت و میزان کار انجام شده را برای مدیر ثبت کنند. بدین طریق مدیران به صورت دقیق می توانند متوجه بشوند، که کارهای مهم شرکت تا چه مرحله‌ای انجام شده است و برای اتمام رساندن کار موردنظر توسط پرسنل چقدر زمان لازم است.
مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم
نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم با ایجاد قابلیت تعریف دبیرخانه‌های متعدد، شخصی سازی و یا ثبت جانشین برای کارتابل نامه‌ها، ارائه گزارشات مدیریتی از فرآیند دریافت و ارسال نامه‌ها و… هرآنچه یک سازمان برای انجام فرآیندهای اداری خود نیاز دارد را فراهم نموده است.
درواقع مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری را نمی‌توان در قالب چند مورد مطرح نمود، اما به صورت خلاصه می‌توانیم موارد ذکر شده در تصویر زیر را به عنوان مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم نام ببریم.
اگر می‌خواهید با تک تک قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم آشنا بشوید، می‌توانید به سایت آرین سیستم به آدرس www.ariansystem.net مراجعه نمایید. همچنین برای دریافت مشاوره خرید نرم افزار ERP آرین سیستم می‌توانید با شماره 43027-021 تماس حاصل نمایید.