ساخت ایمیل سازمانی

در قرن 21 که اکثر کارهایمان به­ صورت کاملا اینترنتی قابل انجام است. همه کاربران اینترنت و صاحبان مشاغل می ­بایست برای انجام مکاتبات خود نسبت به ساخت ایمیل اقدام نمایند اما احتمال دارد برای بسیاری چگونگی ساخت ایمیل سازمانی و نحوه استفاده از آن چالش بزرگی محسوب شود.

احتمالا شما هم قصد ساختن آدرس ایمیل سازمانی حرفه ای را دارید یک آدرس ایمیل سازمانی، که جایگزین حساب جیمیل و یا یاهو شود. ایجاد ایمیل با پسوند مدنظر رایگان بسیار راحت است.

اغلب افراد تازه کار، از حساب های ایمیل عمومی برای ایمیل سازمانی خود استفاده می  نمایند البته این روش شامل نام دامنه سازمان نیست و اصلا حرفه ای به نظر نمی‌رسد.

به این خاطر که هر فردی می‌تواند این حساب های ایمیل عمومی را ایجاد نماید، اعتماد نمودن به این آدرس های ایمیل به عنوان حساب ایمیل کسب و کار های معتبر و قانونی، برای کاربران سخت است.

در این نوشتار به نقل از مجموعه سایت ساز بوم نحوه ساخت ایمیل سازمانی را با هم مورد بررسی قرار خواهیم داد که چطور در کمتر از 4 دقیقه به سادگی یک آدرس ایمیل سازمانی را ایجاد نمایید. تا آخر همراه ما باشید.

ایمیل سازمانی و کاربرد های آن

با شنیدن کلمه ایمیل، اولین چیزی که به ذهنمان خطور می کند سرویس دهنده های ایمیل مثل جیمیل، یاهو و… است. ممکن است کاربران برای کسب و کار خود نیاز به  یک ایمیل شرکتی پیدا کنند. ایمیل سازمانی، به ایمیلی گفته می شود که بر روی هاست و دامنه مرتبط به کسب و کار ساخته می شود و سایر سرویس دهنده های ایمیل دیگر کاربردی ندارند.

برای اینکه ایمیل سازمانی داشته باشید نیاز به یک هاست و یک دامنه دارید. اکثر هاستینگ ها به شما قابلیت ایجاد ایمیل را می دهند.

در نگاه اول راه اندازی یک آدرس ایمیل سازمانی سخت به نظر می رسد اما ایجاد کردن آن فقط دقایقی طول می کشد و قابلیت های زیادی را برای شما ایجاد می کند که مهمترین آن افزایش اعتماد کاربران به کسب و کار شما است.

دلایل دیگری هم وجود دارد که اثبات می‌کند داشتن یک ایمیل سازمانی ضروری است که در ادامه مهمترین دلایل را مطرح می کنیم:

 نام تجاری (برند)

نام تجاری کسب و کار شما در ایمیل های ارسال شده به کاربران انعکاس می­یابد. ارسال ایمیل با برند به عنوان مثال خبر رسانی مخبران، این قابلیت را ایجاد می­کند تا با هر ایمیلی که ارسال می نمایید، نام تجاری خود را انتشار دهید این کار منجر می شود مخاطبان، برند شما را سریع تر به یاد بسپارند و زمانی که برند به خاطر سپرده شود کاربران به راحتی می توانند وب سایت شما را پیدا کنند.

ایجاد ایمیل برای ارتباط با کاربران

آدرس ایمیل مرتبط با خدمات کاربران، همواره مشتریان به سؤال و یا به مشکلاتی پس از استفاده از خدمات و محصولات شما بر می خورند و برای کمک گرفتن با بخش خدمات مشتریان ارتباط برقرار می کنند. با ساخت یک ایمیل می‌توانید این کار را بسیار آسان کنید و به مشتریان این اطمینان را بدهید که با شخصی معتبر در شرکت شما ارتباط برقرار کرده اند و به مشکلاتشان در اسرع وقت رسیدگی می‌شود.

پاسخ دهی حرفه ای

زمانی که به پرسش های کاربران پاسخ می دهید، می­بایست ایمیلی شامل دامنه سازمانی داشته باشید که نشان دهنده این موضوع باشد شما بخشی از یک سازمان واقعی هستید و خدمات کاملا معتبر و قانونی را ارائه می دهید. با این روش تصور درستی را از کسب و کار خود برای کاربران ایجاد می کنید.

افزایش فروش

تصور کنید ایمیلی با موضوع رپورتاژ آگهی دریافت کرده اید.

آیا به راحتی به این آدرس ایمیل اعتماد می کنید؟

آیا این آدرس ایمیل در رابطه با محصولات و خدمات و یا برند چیزی را مطرح کرده است؟

اگر پاسخ شما منفی است پس احتمال پاسخگویی به آن بسیار کم است.

حال فرض کنید ایمیلی از وب سایت Wix دریافت کرده اید، زمانی که میدانید این ایمیل از چه سازمانی برای شما ارسال شده است احتمال مطالعه و پاسخگویی به آن بسیار بالاتر می رود.

یک آدرس ایمیل سازمانی نشان دهنده حرفه ای بودن شماست. با داشتن دامنه اختصاصی سازمانی، می توانید برای تیم فروش آدرس ایمیل های جداگانه­ای بسازید تا به آنها کمک کنید روی سرنخ های فروش کار نمایند و باعث رشد و پیشرفت کسب و کار شوند.

ایمنی بالا

ایمیل های سازمانی دارای بخش های امنیتی هستند که می توانید با استفاده ازcPanel  آن ها را تنظیم و اصلاح نمایید. این نکته برای کسب وکارها بسیار اهمیت  دارد، چرا که نقض و تخطی از قوانین و اطلاعات می تواند در یک لحظه ترافیک  سایت شما را به حد چشمگیری کاهش دهد.

اسپم نشدن ایمیل با استفاده از سرویس معتبر

اگر با ایمیل شرکت خود شروع به ارسال پیام های ارتباطی کرده­اید، ایمیل شما شروع به علامت گذاری به عنوان هرزنامه یا اسپم می شود به ­خصوص اگر آدرس ایمیل شما مشکوک باشد و مرتبط به یک نام دامنه تأیید شده نباشد.

این احتمال نیز وجود دارد کابران فقط به این خاطر که برند شما را نمی شناسد، ایمیلتان را به عنوان اسپم علامت گذاری نمایند. برای جلوگیری از وقوع این مشکل، صرفا از نام دامنه سازمانی استفاده نمایید که با سایت، پروفایل شبکه های اجتماعی، محصولات، خدمات و فروشگاه شما انطباق داشته باشد. داشتن یک آدرس ایمیل سازمانی منجر به جلب اعتماد مخاطب می شود و خطر شناخته شدن به عنوان هرزنامه را تا حد زیادی کاهش می دهد.

افزونه  SMTP Proدر این زمینه کاربرد مناسبی دارد و به شما کمک می کند که سایت خود را به صورتی تنظیم نمایید تا از یک ارائه دهنده قابل اعتماد برای کاربران خود ایمیل ارسال کنید و از اسپم شدن ایمیل هایتان جلوگیری نمایید.

ساخت ایمیل سازمانی در سی پنل

اگر سایت و کسب و کار شما بر روی سی پنل باشد، به سادگی می توانید یک ایمیل سازمانی بر روی آن ایجاد نمایید.

توجه داشته باشید برای ثبت ایمیل مراحلی وجود دارد که می بایست به ترتیب آنها را طی کنید:

• ورود به cPanel:در ابتدا وارد سی پنل خود شوید. برای ورود به سی پنل اگر رمز عبور خود را فراموش کردید و یا دسترسی ندارید، از راه پنل کاربری هاستینگ خود وارد بخش سرویس ها سپس وارد هاست خود شوید.

همانند تصویر نام کاربری و رمز عبور هاست خود را وارد نمایید تا وارد محیط هاست سی پنل خود شوید.

• ایجاد ایمیل سازمانی در هاست: پس از ورود به هاست، وارد بخش ساختن ایمیل شوید. در سی پنل قسمتی به نام Email وجود دارد که امور مرتبط با ایمیل ها در آن قرار دارد. در این بخش بر روی گزینه Email Accounts کلیک نمایید تا بتوانید به اکانت های ایجاد شده دسترسی پیدا کنید و اطلاعات مورد نیاز را وارد نمایید.
• ورود به ایمیل سازمانی از طریق سی پنل: پس از اتمام مرحله ساختن ایمیل، وارد بخش اصلی ایمیل می­شوید و نام کاربری و پسورد خود را وارد نمایید تا وارد ایمیل خود شوید.

ساخت ایمیل سازمانی در دایرکت ادمین

اگر از هاست دایرکت ادمین برای سایت خود استفاده می کنید، به سادگی میتوانید ایمیل سازمانی مخصوص به خود را بسازید. برای ایجاد ایمیل سازمانی روی دایرکت ادمین می­بایست مراحلی را طی کنید:

• ورود به DirectAdmin: برای ساخت ایمیل ابتدا می بایست وارد محیط دایرکت ادمین شوید و با وارد نمودن نام کاربری و پسورد وارد بخش مدیریت هاست دایرکت ادمین می شوید.

نکته: اگر نام کاربری و پسورد دایرکت ادمین خود را فراموش کرده اید، کافیست وارد بخش کاربری هاستینگ خود شوید و وارد هاست شوید. دیگر نیازی به نام کاربری و پسورد نخواهید داشت.

• ساخت ایمیل سازمانی: در این بخش ایمیل مدنظر خود را در دایرکت ادمین ایجاد کنید. برای اینکار کافیست وارد بخش Email Accounts که در قسمت Email Manager قرار دارد، شوید و اطلاعات موردنظر را وارد نمایید.
• ورود به ایمیل سازمانی از طریق دایرکت ادمین: پس از ساخت ایمیل، اکنون اگر دسترسی مستقیم به هاست دارید وارد آن شوید. و اگر دسترسی ندارید، می بایست از طریق وب‌میل وارد ایمیل بشوید. برای استفاده از وب میل کافی است کلمه webmail را پس از دامنه خود وارد نمایید تا صفحه ورود به ایمیل برای شما باز گردد، در این قسمت نام کاربری و پسورد را وارد کرده و سپس بر روی login کلیک نمایید.

سوالات رایج ساخت ایمیل سازمانی

در  ادامه متداول‌ ترین پرسش های کاربران درباره ایمیل سازمانی و نحوه استفاده از آنها را گردآوری کرده و مورد بررسی قرار می دهیم.

آیا امکان ساخت ایمیل سازمانی به صورت رایگان وجود دارد؟

البته این مورد بستگی به هاست شما دارد ولی به صورت کلی بله، می‌توانید ایمیل  های سازمانی زیادی را به صورت کاملا رایگان ایجاد نمایید.

آیا می توان ایمیل سازمانی بدون دامنه ایجاد کرد؟

خیر، به هیچ عنوان شما نمی توانید یک ایمیل سازمانی بدون دامنه بسازید. البته می توانید یک ایمیل با جی‌میل و یا هات‌میل ایجاد نمایید و داخل آن نام کسب‌وکار خود را استفاده کنید ولی کاربران آن را آدرس ایمیل سازمانی شما نخواهند دانست.

آیا امکان داشتن ایمیل سازمانی بدون راه اندازی سایت وجود دارد؟

بله. با این وجود شما همچنان می­بایست هزینه میزبانی سایت را بپردازید چرا که سرویس ایمیل و نام دامنه را با بسته میزبانی خود دریافت می کنید. بعد از ثبت نام، یک دامنه را انتخاب کرده و درنهایت آدرس ایمیل خود را ایجاد نمایید.

از آدرس ایمیل سازمانی برای ارسال تعداد زیادی ایمیل از سایت هم میتوان استفاده  کرد؟

بله، ما همواره به کاربران پیشنهاد می کنیم برای اطمینان یافتن از تحویل ایمیل، پیام های ایمیل سایت خود را از طریقSMTP  ارسال نمایند. برای سایت‌ها و فروشگاه‌های آنلاین، نیز از سرورهای Gmail SMTP برای تقویت ایمیل‌های ‌سایت خود استفاده نمایید.

همچنین برای ویژگی‌های پیشرفته بازاریابی ایمیلی انبوه، بهتر است از سرویس بازاریابی ایمیلی مناسب همراه با آدرس ایمیل تجاری خود استفاده نمایید تا بتوانید ویژگی‌هایی مثل پاسخ‌دهی خودکار، اتوماسیون بازاریابی و موارد دیگر را اصلاح و ویرایش نمایید.

ساخت ایمیل سازمانی چقدر زمان می­خواهد؟

با مطالعه دقیق این نوشتار کمتر از 7 دقیقه ایمیل سازمانی خود را می توانید ایجاد کنید.

در نهایت

ایمیل سازمانی سرویسی است که توسط مشاغل مختلف مورد استفاده قرار می گیرد. ایمیل سازمانی مزیت های زیادی دارد و در تمام هاست ها قابل پیاده سازی است. در این نوشتار با موضوع ایمیل سازمانی، به مزیت های آن برای مشاغل و همچنین راه های ایجاد ایمیل سازمانی در هاست پرداختیم.

اگر سوال و ابهامی در رابطه با ایمیل سازمانی برایتان به وجود آمده است، از طریق بخش نظرات و یا وب سایت https://manaboom.ir با ما درمیان بگذارید.